Nogle virksomheder har dokumentation i årtier. For at forhindre vigtige papirer i at blive krøllet eller tabt, skal de arkiveres i mapper lavet af hård pap eller plast. Giv hver kontrakt et separat nummer til identifikation.
Instruktioner
Trin 1
For at gøre det let at finde den ønskede kontrakt skal du føre en bog med optegnelser. Giv dokumentet et nummer, og indtast det i denne journal. Ud over nummeret skal du angive datoen for kontrakten. Posten i tidsskriftet skal se sådan ud: 1. Kontrakt nr. 123TP dateret 22.02.2011. I noterne kan du angive essensen af kontrakten, når det kræves af virksomhedens dokumentation.
Trin 2
Hvis der er flere juridiske enheder i virksomheden, skal du oprette en separat bog med kontrakter for hver. Brug konventionelle symboler i din notation. Skriv f.eks. Kontrakterne fra Masha and Bears OJSC ned som 123MM. Og marker værdipapirerne fra ZAO "Three Little Pigs" med 123TP. Tildel numrene for at undgå forvirring.
Trin 3
Når aftalen har bestået alle godkendelser, der er underskrevet af begge parters generaldirektører, er der forseglet segl, den kan arkiveres i en mappe. Vælg mapper med et hårdt omslag - de vil sikre dokumenternes sikkerhed. Hver juridisk enhed har brug for sin egen mappe.
Trin 4
Før arkene. Tag et hulslag og slå nye huller. Placer dokumentet i en mappe, og fastgør det med specielle antenner. Adskil en kontrakt fra en anden med et tomt A4-ark.
Trin 5
Du kan også indgive kontrakter på en anden måde. Dette kræver gennemsigtige filer. Placer hvert dokument i en separat fil, og fastgør det i en mappe.
Trin 6
Opbevar ikke for mange kontrakter i en mappe - de kan blive krøllede. Mappen skal være let at lukke, individuelle ark skal ikke stikke ud.
Trin 7
For opbevaring af mapper med kontrakter skal du have en separat hylde i skabet. Skriv året og den juridiske enhed, der ejer dokumenterne, i mappen. Dette giver dig mulighed for hurtigt at finde de rigtige papirer, hvis det er nødvendigt.
Trin 8
Det er ikke nødvendigt at opbevare mapper med kontrakter fra tre år siden til enhver tid. Arranger dem i papkasser, underskriv året og den juridiske enhed, hvortil dokumenterne udstedes. Send kasser til lageret. Vælg et tørt sted til opbevaring. Fugt er skadelig for papir.
