Hver virksomhed indgår kontrakter (arbejdskraft, levering, køb af varer). Som regel opbevares de i arkiver. For at gøre det nemmere at bruge disse dokumenter, såvel som at fjerne årsagen til deres tab, registreres de. Der oprettes en særlig journal, hvor detaljerne i kontrakterne, yderligere aftaler til dem registreres, og kronologien for deres bevægelse er også etableret.
Er det nødvendigt
- - journal til bogføring af kontrakter i papirform
- - softwareprodukt til bogføring af kontrakter
- - virksomhedsdokumenter.
Instruktioner
Trin 1
Der findes ingen samlet form for dokumentet om regnskabsmæssig behandling af kontrakter. Men du kan selv udvikle det eller købe et specielt softwareprodukt designet til at gemme oplysninger om kontrakter. Men den første mulighed er gratis, stop der, hvis du ikke har brug for ekstra omkostninger.
Trin 2
Skriv navnet på dokumentet på titelsiden i kontraktregnskabsjournalen. Indtast dit firmanavn. Hvis virksomheden er stor nok, anbefales det at have et separat magasin til hver strukturel enhed. I dette tilfælde skal du skrive navnet på afdelingen. Indtast datoen for dokumentets arkivering, personlige data, stillingen for den person, der er ansvarlig for at føre journal. Dette er som regel en personalemedarbejder, der udarbejder kontrakter med personalet, en medarbejder i den juridiske afdeling, der beskæftiger sig med at føre kontrakter med modparter.
Trin 3
Skriv navnet på dokumentet på titelsiden i kontraktregnskabsjournalen. Indtast dit firmanavn. Hvis virksomheden er stor nok, anbefales det at have et separat magasin til hver strukturel enhed. I dette tilfælde skal du skrive navnet på afdelingen. Indtast datoen for dokumentets arkivering, personlige data, stillingen for den person, der er ansvarlig for at føre journal. Dette er som regel en personalemedarbejder, der udarbejder kontrakter med personalet, en medarbejder i den juridiske afdeling, der beskæftiger sig med at føre kontrakter med modparter.
Trin 4
Lav otte grafer ved hjælp af et regneark. Udskriv på papir. I journalens første kolonne skal du indtaste kontraktens serienummer, i den anden - nummeret på det dokument, der er tildelt det ved afslutningen. I dokumentets tredje og fjerde kolonne skal du skrive startdatoen, udløbsdatoen for dokumentet. Angiv kontraktens genstand i den femte kolonne. For eksempel til levering af komponenter.
Trin 5
I sjette kolonne skal du indtaste navnet på modparten (leverandør, køber), medarbejder (når der tages hensyn til ansættelseskontrakter med personale). I journalens syvende kolonne skal du skrive i hvilken mappe kontrakten er placeret (som regel tildeles mapper et nummer i arkiverne), og angiv placeringen af mappen. I den ottende kolonne anbringes underskriften for den person, der er ansvarlig for opbevaring af dokumenter (med angivelse af hans efternavn, initialer). Når du skifter en medarbejder, skal du udarbejde en handling om overførsel af kontrakter, en journal for deres regnskab.
Trin 6
Hvis du finder det ubelejligt at holde styr på kontrakter manuelt, skal du bestille udvikling af et softwareprodukt eller købe et færdigt program. Det kan koste nogle penge, men i elektronisk form har et sådant magasin nogle fordele. For eksempel, når du registrerer en kontrakt, kan du angive stien til et dokument på en computer.
