En analytisk note er en særlig type servicedokumentation. Dets hovedmål er at henlede lederens opmærksomhed på et specifikt problem. Den indeholder forslag til løsning af krisesituationen, lister de vigtigste retninger og aktivitetsfaser. En politisk note bør ikke forveksles med en analytisk rapport. Den første skitserer udsigterne til udvikling af begivenheder, den anden vurderer resultaterne af de trufne foranstaltninger. Hver organisation har sine egne krav til udarbejdelse af interne dokumenter. Enhver analytisk note indeholder dog dele som introduktion, hoveddel, konklusion, bilag.
Instruktioner
Trin 1
Introduktion
I denne del af politikken skal du påpege vigtigheden af det problem, du kontakter din manager. Angiv tydeligt årsagerne til din bekymring, vurder skaden modtaget af organisationen. Angiv de informationskilder og analysemetoder, du har brugt. Fastsæt frister for løsning af problemet.
Sig for eksempel, at du er leder af reklameplads for et magasin. I løbet af de sidste tre måneder er mængden af solgt reklame gradvist faldet, selvom dine medarbejdere arbejder flittigt. Du forstår, hvad årsagen er, men du kan ikke løse situationen alene.
Skriv ind i introduktionen af den analytiske note, at du fandt et fald i salget, foretog en analyse af situationen (kontrollerede afdelingsplaner og rapporter, talte med hver medarbejder, organiserede et internt møde), udarbejdede specifikke ideer, som du sender til manager til godkendelse.
Trin 2
Hoveddel
Her skal du overveje alle aspekter af problemet så detaljeret som muligt og foreslå en løsning til hver af dem.
Fremhæv underafsnit i teksten med antallet af sætninger og overskrift dem kort men tydeligt. I hver skal du først angive den negative side, derefter den aktuelle essens af ændringerne samt de anslåede materielle og tekniske omkostninger og ansvarsfordelingen mellem medarbejderne.
Arranger sætninger i faldende rækkefølge efter betydning eller i kronologisk rækkefølge.
Giv så mange detaljer som muligt. Dette viser dig en høj grad af ejerskab af situationen og uddybningen af problemet. Angiv argumenterne og understøttende beregninger. Her kan du også henvise til den positive oplevelse, der er kendt inden for dette område.
For at øge objektiviteten i den analytiske note skal du give data (information, information) opnået fra andre strukturelle divisioner i organisationen.
I eksemplet ovenfor kan hoveddelen af Policy Brief omfatte et forslag til et nyt emneoverskrift, "Hvidevarer". For denne kategori findes annoncører i en lang periode. Det er planlagt at involvere interne journalister i oprettelsen af reklame- og informationstekster.
Der kan også fremsættes et forslag om at tildele en firmabil til de ansatte i afdelingen til at besøge klienters fjernkontorer, hvilket reducerer tabet af arbejdstid og rejseomkostninger. Denne afhandling skal bekræftes ved beregninger opnået i regnskabsafdelingen.
Trin 3
Konklusion
Angiv de vigtigste fund for hver underafdeling af hovedorganet. Forsøg dog at undgå direkte gentagelser af hovedteksten. På samme tid skal du sikre dig, at sætninger, der ikke er angivet i hoveddelen, ikke pludselig vises i konklusionens tekst.
Vær kortfattet, men overbevisende. En konklusion kan ikke modsige den anden. Og alle skal være logiske og indeholde en positiv prognose for den nærmeste fremtid.
Den sidste del af det allerede overvejede eksempel indeholder en konklusion om indvirkningen af den nye kategori på stigende annoncesalg. Prognosetallene kan se sådan ud: det er planlagt at tiltrække 5 annoncører i en periode på 6 måneder med et budget på 50 tusind rubler.
Trin 4
Ansøgninger
Yderligere materiale indsamlet i et særligt afsnit øger pålideligheden af dine udsagn, illustrerer de leverede oplysninger. Du kan placere tabeller, grafer, diagrammer og andet visuelt materiale i applikationen.
