Nogle gange spørger folk, der bruger breve til forretningskommunikation, sig selv om det er muligt at påvirke adressatens beslutning på nogen måde. Nogle mennesker synes, det er umuligt; andre besvarer spørgsmålet bekræftende. Hvem har ret? Virksomhedskorrespondance er et meget delikat job. Når du har udfyldt brevet, skal du vise respekt for adressaten, være korrekt og diskret! Du kan påvirke en person gennem papir, men for dette skal du følge nogle regler.
Etablering af psykologisk kontakt
Psykologisk kontakt i forretningskorrespondance er meget vigtig, for i mangel er samarbejde næsten umuligt. Sørg for at henvende dig til adressaten ved hjælp af ordet "Kære". Forkort aldrig ord i en overskrift. Det vil sige, hvis du ikke kender personen godt, kan du ansøge som følger "Kære Mr. Petrov" og ikke "Uv. Mr. Petrov ".
Hvis du tidligere har mødt en person og talt om nogle emner, der vedrører dit arbejde, skal du sørge for at bruge denne kendsgerning i indledningen. Hvis du ikke er bekendt med adressaten, så spørg om hans firma.
Et eksempel på en introduktion.
1. Kære Petr Petrovich! På et forretningsmøde, der fandt sted i restauranten Angara den 12. oktober i år, diskuterede vi emnet investeringer i små virksomheder.
2. Kære Mr. Petrov! Vi lærte, at din virksomhed er førende i Irkutsk-regionen inden for produktion af båndsave. Vores virksomhed beskæftiger sig med produktion af savværker. Vi vil gerne samarbejde med dig i fremtiden.
Hvis du bliver opmærksom på, at organisationens leder er meget bekymret over hans omdømme og leder efter partnere, kan du bede ham om råd. En sådan person vil gerne acceptere at hjælpe, fordi du kan påvirke virksomhedens omdømme. Det er meget praktisk at samarbejde med en sådan organisation, fordi lederen vil forsøge at opfylde alle kontraktbetingelserne for ikke at tjene negative anmeldelser.
Find argumenter og fakta
For at overbevise en klient om, at du har ret, skal du finde argumenter. De er mellemstore, stærke og stærkeste. Psykologer anbefaler, at man følger følgende rækkefølge, når man skriver et bogstav: stærk - medium - stærkest.
De stærke inkluderer følgende argumenter:
- Præsentationen indeholder den seneste udvikling inden for udstyr til produktion af båndsave.
- Prisen på det tilbudte udstyr vil være 30% under markedsprisen.
Gennemsnitlige fakta inkluderer:
- Deltagerne i præsentationen får mulighed for at se det nye udstyr i aktion samt få råd om betjeningen af enhederne.
- Garantien for det tilbudte udstyr forhøjes med 2 år.
De stærke inkluderer følgende argumenter:
- I slutningen af præsentationen finder en forfremmelse sted, hvor deltagerne kan få en anden helt gratis, når de køber udstyr.
At finde adressatens problem
Inden du foreslår noget, skal du prøve at finde en grund, der kan få læseren til at bruge dine tjenester eller købe et produkt fra dig. For eksempel tilbyder du en godsservice. Undersøg omhyggeligt adressatens arbejde, identificer hans utilfredshed. For at gøre dette kan du sende en "spion". Du kan også finde ud af, hvilket firma han bruger. Find derefter de negative aspekter af organisationen, der udfører lastbilkørsel. Prøv at identificere et problem, der kan opstå, når du arbejder med en tredjepart.
Hvis du tilbyder udstyr, der er bedre end det, der bruges af adressaten, skal du huske at skrive om det i brevet, idet du henviser til det faktum, at produktionsmængden med dine enheder vil stige dramatisk.
Formulere tanker
Prøv at formulere dine tanker korrekt. For eksempel råder psykologer til ikke at bruge partiklen "ikke" og "eller" i forretningskorrespondance.
Eksempel.
Forkert sætning: den 12. oktober ville det ikke skade dig at besøge vores udstilling.
Korrekt sætning: den 12. oktober vil vi være glade for at se dig på vores udstilling.
Brevdesign
Adressatens holdning til din virksomhed afhænger af designet til udgående korrespondance. Virksomhedskorrespondance indebærer brug af virksomhedens brevpapir. Du bør ikke eksperimentere med skrifttype og størrelse, det er bedre at vælge standarder, det vil sige Times New Roman skrifttype og størrelse 12. Selvom dette er bagateller, men på et psykologisk plan har det stor indflydelse på en person!
