En virksomhed af enhver form for ejerskab har sin egen arbejdsgang i form af et sæt papirer af forskellige typer, systematiseret efter et bestemt princip. Et memorandum kræver særlig opmærksomhed ved udarbejdelsen.
Hvad er et notat
Forretningspapir i form af et notat er informativt og tilrådende. Det leveres til den nærmeste overordnede eller organisationens leder. Notatet kan udarbejdes efter instruktion fra ledelsen og på medarbejderens initiativ.
Dokumentet består af specifikke fakta i forhold til et specifikt emne. I de fleste tilfælde er notatet den subjektive mening fra medarbejderen, som er beskrevet skriftligt. I lyset af begivenhederne, der finder sted i virksomheden, er det undertiden yderst vigtigt for lederen at kende underordnede meninger for at justere deres yderligere handlinger. Medarbejderne er forpligtet til alene at udarbejde et detaljeret svar suppleret med deres egne ideer og anbefalinger.
Med hensyn til emnet for rapporter kan det være forskelligt: fra engangsoplysning til periodisk rapportering. I modsætning til forklarende og servicenoter kan notatet bruges inden for virksomheden eller spille rollen som et rapporteringsdokument for en højere myndighed.
Årsag til at udarbejde dokumentet
Et notat udarbejdes som et resultat af en proces ude af kontrol, som kan skade virksomheden. Det er så, at medarbejderen på samme måde kan bringe alle oplysninger under de overordnede opmærksomhed. For eksempel kan det være mangelfuld fravær hos en ansvarlig person eller en tilsidesættelse af opfyldelsen af planlagte mål, hvilket naturligvis kan påvirke hele virksomhedens resultater negativt. Generelt er dokumentet beregnet til at blive et signal for en ændring i den interne politik, som i øjeblikket implementeres af ledelsen.
Sådan udarbejdes et memo korrekt
Normalt består et dokument af flere dele. For det første er det nødvendigt klart at formulere årsagen, der var årsagen til skrivningen af notatet. Den skitserer den specifikke situation og viser fakta. Så anbefales det ganske klart at udtrykke din egen mening om, hvad der sker. Samtidig er det nødvendigt at analysere situationen fra alle sider og tilbyde din egen løsning på problemet.
Al information skal præsenteres kortfattet, mens man overholder emnet for, hvad der skete. Forvrængning af virkeligheden og udtryk for formodninger, der ikke understøttes af en evidensbase, er uacceptabel.
Dokumentet placeres på et ark i A4-format med den obligatoriske angivelse i øverste venstre hjørne af enhedens navn. Øverst til højre skal du placere oplysninger om adressaten til noten. Lidt nedenunder, fra en rød linje, er navnet på dokumentet og dets nummer såvel som kompilationsstedet skrevet med store bogstaver.
Derefter er oplysningerne angivet i en forholdsvis fri form, som understøttes af underskriften fra den medarbejder, der udarbejdede dokumentet.
Før du sender notatet, anbefales det nøje at kontrollere virkeligheden af alle ovennævnte omstændigheder.
