For at skrive et notat til chefen skal du først finde en overbevisende årsag til notatet, hvis sandhed om nødvendigt let kan bevises ved hjælp af dokumenter, tredjeparts vidnesbyrd, optagelser på lyd- eller videomedier. Dernæst skal du præcisere, hvem rapporten vil blive adresseret, vælge en bestemt embedsmand, der er autoriseret til at løse konfliktsituationer og overvåge overtrædelser i teamet. Samtidig tilrådes det at sikre sig, at denne embedsmand ikke af nogen personlige grunde sympatiserer med den chef, som rapporten udarbejdes for. I dette tilfælde skal der vælges en anden embedsmand, ellers vil rapportens virkning være den modsatte af det, der var forventet. En vigtig nuance ved at indsende et notat er beslutningen om dets anonymitet eller åbne forfatterskab. Det sidste trin er at overføre notatet til adressaten og sørge for, at det er blevet læst.
Nødvendig
Rapporter på papir eller digitalt, officielt bevis for de anklager, der er anført i rapporten
Instruktioner
Trin 1
En anonym rapport til chefen uden at fremlægge bevis for hans skyld efterlades ofte uden opsyn af højere embedsmænd, derfor er det nødvendigt, ikke kun at have nøjagtige oplysninger om den overtrædelse, der fandt sted, men også at forberede for at kunne indsende en rapport korrekt. beviser. Brug dokumenter, både papir og elektronisk, fotografier, video- og lydoptagelser som bevis. Brug ikke kollegers vidnesbyrd som det vigtigste bevis, da folk under pres fra chefen kan nægte at vidne imod ham.
Trin 2
Analyser personaletabellen for at bestemme, hvilken af de øverste ledere, der finder rapporten om denne chef mest interessant. I store organisationer er dette muligvis ikke ledelse, men for eksempel et aktionærråd eller en kontrollerende organisation. I nogle tilfælde er det bedre at vælge flere adressater: afdelingschefen, virksomhedens sikkerhedstjeneste, personaleafdelingen og aktionærrådet for at sikre notatet succes.
Trin 3
Kontroller, om chefen og adressaten for rapporten har tætte, venlige eller intime forhold, ellers er der en risiko for ikke at miste chefen, men jobbet.
Trin 4
Overvej og analyser, om det er nyttigt at indsende din rapport anonymt eller åbent. Anonymitet giver en ret kontroversiel fordel: den beskytter mod mulig hævn fra chefens side. Men glem ikke, at det ikke er så svært at finde forfatteren af notatet. I tilfælde af anonymitet når notatet muligvis ikke modtageren. For eksempel vil sekretæren simpelthen smide det væk eller slette det fra mailen som spam.
Trin 5
Hvis notatet arkiveres åbent, vil dette give garantier for, at det helt sikkert vil nå adressaten. Når du sender et papirnotat, skal du bede embedsmanden eller hans sekretær om at underskrive på en kopi, at dokumentet er modtaget. Når du sender et notat i form af en e-mail, skal du sørge for at lægge brevets betydning højt, anmode om en læsekvittering og skriv i emnelinjen til brevet, at meddelelsen indeholder oplysninger, der er meget vigtige for virksomhed.
