Møbler, der er på en virksomheds eller organisations balance, kan ikke kastes på en sådan måde. Først skal du fjerne møblerne fra vægten, dvs. afskrive dem. Og dette kræver gode grunde og en korrekt udarbejdet pakke med dokumenter.
Hvert møbel har et varenummer. Dette kan være et separat nummer for en vare med høj værdi eller et nummer for en gruppe af varer med en lille værdi. Som regel udføres en fortegnelse en gang om året hos virksomheden, det vil sige at kontrollere de tilgængelige møbler, sammenligne den faktiske mængde møbler med det deklarerede i beholdningslisten. Fortegnelseslisten leveres af virksomhedens regnskabsfører, der fører fortegnelsen.
Den gennemsnitlige levetid for moderne møbler er 5 år. Efter denne tid kan møblerne skrives af virksomhedens balance. Også møbler, der er blevet ubrugelige på grund af overtrædelse af driftsbetingelserne, kan afskrives. Derudover har møblerne en garantiperiode, hvorefter de også kan afskrives, hvis der er gode grunde til dette.
For at afskrive møbler udnævner lederen af virksomheden en kommission efter en særlig ordre. En sådan kommission udpeges normalt for en periode på op til 1 år. Denne kommission holder et møde for at overveje spørgsmålet om nedlukning af møbler. Som bekræftelse af mødet i Kommissionen udarbejdes en protokol. Protokollen fra mødet i Kommissionen for bortskaffelse af anlægsaktiver skal angive:
- virksomhedens fulde navn
- formand og sammensætning af Kommissionen
- dagsorden: afskrivning af finansielle aktiver
- en liste over virksomhedens beholdning, der skal afskrives med en angivelse af varenumre, mængde
- afstemningsresultater: antal stemmer for, antal stemmer imod, enstemmigt osv.
- kommissionens beslutning.
Hvert af kommissionsmedlemmerne skal lægge en personlig underskrift under de data, der er indført i dokumentet.
Ud over referatet af kommissionsmødet inkluderer pakken med dokumenter til afskrivning af møbler en mangelfuld handling, en handling til afskrivning af ikke-finansielle aktiver og en vurderingsrapport.
Den mangelfulde handling angiver også virksomhedens fulde navn, virksomhedschefens efternavn og initialer, kommissionens sammensætning, navnet på de anlægsaktiver, der præsenteres til afskrivning, samt årsagerne til afskrivningen af. Sådanne årsager inkluderer mangler, der er opstået under langvarig drift:
- deformation af metalrammen;
- irreversibel effekt af korrosion på metalelementer i møbler;
- revner, delaminering, hævelse, deformation af møbler af træ;
- udbrændthed, forringelse af møbelbelægningsstof;
- dannelsen af tårer, skrammer;
- dannelse af ikke-aftagelige pletter på træ-, metaldele af møbler såvel som på stoffet til polstring af polstrede møbler;
- buler, filtning af trykt materiale;
- chips, ridser, revner på arbejdsfladen;
- tab af æstetiske egenskaber;
- forringelse af fastgørelsesanordninger, dørhængsler, defekter i spidsfuger, revner i trædowler, løsnelse af knudeforbindelser osv.
Der skal også udarbejdes en værdiansættelseshandling af anlægsaktiver, som afspejler information om det affald, der er opnået som et resultat af bortskaffelse, der kan give virksomheden indtægter. I de fleste tilfælde er dette chips og metalskrot. Handlingen angiver mængden af modtagne materialer, deres pris og samlede omkostninger.
Handlingen om afskrivning af immaterielle aktiver, der er udarbejdet på en standardformular, angiver:
- navnet på anlægsaktiverne præsenteret til afskrivning
- varenummer,
- ibrugtagningsår,
- antal måneders drift
- antal enheder af anlægsaktiver
- bogført værdi af materielle aktiver
- Firmanavn,
- navnet på den økonomisk ansvarlige person.
I den mangelfulde handling, vurderingsloven og afskrivningsloven skal kommissionsmedlemmerne sætte en personlig underskrift med en udskrift.
En komplet pakke med dokumenter til afskrivning af virksomhedens møbler, herunder protokollen fra kommissionens møde, den mangelfulde handling, vurderingshandlingen, afskrivningen af ikke-finansielle aktiver, underskrevet af alle medlemmer af Kommissionen, formanden for Kommissionen, med selskabets forsegling sendes til virksomhedens regnskabsafdeling, hvor den endelige beslutning træffes og sendes til møblernes uegnethed fjernes fra virksomhedens balance.
