Ved afslutningen af mødet bør der udarbejdes en protokol for at fastlægge dagsordenen for mødet, de beslutninger, der er truffet, under hvilke betingelser de vil blive implementeret osv. Det er vigtigt at udarbejde referatet umiddelbart efter mødet og ikke udsætte "til senere." Det er godt, hvis en professionel sekretær kan føre protokollen. Men hvis dette ikke er tilfældet, kan andre personer, der kender visse regler for protokollering af møder, også gøre dette.
Instruktioner
Trin 1
Den person, der tager referatet af mødet, skal være opmærksom på alle beslutninger fra tidligere møder for at forstå logikken i de trufne beslutninger. Hvis du tager referater på et møde, skal du tage kopier af referatet fra flere tidligere møder. På mødet skal du straks dokumentere punkterne på dagsordenen.
Trin 2
Skriv ned eventuelle tanker, der blev udtrykt under mødet, ud for hvert punkt på dagsordenen. Dette kan gøres kort, fordi protokollen afsluttes ikke under mødet, men efter det. Pointen med disse noter er, at du med dem ikke vil gå glip af en eneste udtrykt vigtig tanke. Skriv også navnene på dem, der taler op, for at huske, hvem der sagde hvad og om hvilket emne. Skriv kun fakta fra udsagn, ikke personlige meninger eller antagelser.
Trin 3
Selve udførelsen af protokollen skal finde sted umiddelbart efter mødet, så vigtige punkter ikke glemmes, eller optegnelserne ikke går tabt. Protokollen skal indeholde en kort beskrivelse af mødet i en forretningsstil. For at gøre dette skal du bruge indirekte tale, skrive alt i fortiden: "II Ivanov bemærkede, at …".
Trin 4
Indholdet af protokollen skal bestå af:
1. "caps", der angiver formålet med og datoen for mødet, undertiden også angiver starttidspunktet for mødet
2. lister over de tilstedeværende og ikke til stede
3. et resumé af de trufne beslutninger - med angivelse af initiativtagerne til disse beslutninger.
