Et uddrag fra ordren er et bestemt fragment af ordrenes tekst, udarbejdet efter anmodning fra en medarbejder eller på anmodning fra en højere organisation. Det udarbejdes i tilfælde af, at dokumentet er meget omfangsrigt, og de nødvendige oplysninger til uddraget kun tager en lille del af det eller af fortrolighedshensyn.
Instruktioner
Trin 1
Det er nødvendigt at reproducere detaljerne i ordreformularen fuldt ud (organisationens navn, numrene og datoerne for den oprindelige ordre, titlen på teksten, udgivelsesstedet, det nødvendige fragment af ordrenes tekst). Dokumenttypen "Ordre" ændres til "Uddrag fra ordren". Datoen for ordren og registreringsnummeret i erklæringen ændres ikke.
Trin 2
Hvis ordren indeholder en angivende del, gengives den fuldt ud. Hvis ikke, er de begrænset til ordet "Jeg bestiller."
Trin 3
Fra den administrative del af ordren overføres kun den del af den (underklausuler, klausuler), der direkte vedrører en bestemt eksekutor, det vil sige, det er for den skyld, ekstraktet forberedes til.
Trin 4
Uddraget angiver oplysninger om den person, der underskrev det originale dokument, nemlig den stilling, han havde, initialer og efternavn. Der er ingen personlig underskrift af denne person i uddraget fra ordren.
Trin 5
En obligatorisk forudsætning i erklæringen er en certificeringsindskrift, der består af ordet "True" (uden anførselstegn), en personlig signatur, en dekryptering af signaturen (efternavn og initialer), positionen for den person, der certificerede erklæringen, og datoen for certificering. Hvis et uddrag af ordren udstedes uden for organisationen, er det certificeret af denne organisations forsegling. Til interne uddrag anvendes stempel (forsegling) fra virksomhedens personaleafdeling. Normalt certificeres uddraget af sekretær-assistenten og udstedes til den ansvarlige eksekutor mod modtagelse. Det skal udskrives på et blankt ark A4- eller A5-papir, hvis der er mulighed for et vinklet arrangement af permanente fornødenheder på flag-måde.
Trin 6
Udstedelsen af et uddrag fra ordren for personale udføres efter et lignende mønster. Forskellen ligger i fraværet af den konstaterende del. Derfor er interessepunktet skrevet ud fra den administrative del ("Accepter …", "Oversæt …"). Resten af registreringen falder sammen med uddraget fra ordren til hovedaktiviteten.
