Uddraget indeholder de nøjagtige oplysninger, der er angivet i hoveddokumentet. I praksis udarbejdes det i tilfælde af, at kopiering er umulig, for eksempel når man arbejder med fortrolige dokumenter. Når du udarbejder en erklæring, skal du overholde særlige krav.
Instruktioner
Trin 1
Der er ingen samlet form for et uddrag af dokumentet, og sørg derfor for at følge organisationens regler og interne dokumenter, når du udarbejder det. I hoveddokumentet skal du vælge de tekstfragmenter, du vil se i udsagnet. Hvis du vil indtaste det igen i sin helhed, behøver du ikke vælge noget. Indtast organisationens navn på et tomt ark øverst i midten af dokumentet. Nedenfor skal du angive dokumentets navn, f.eks. "Uddrag fra ordrenr. 12 dateret 01.02.2012".
Trin 2
Omskriv den nøjagtige formulering af det kopierede dokument. For eksempel, hvis dette er en ordre, skal du omskrive udsagnet om fragmentet og ikke glemme ordet "Jeg bestiller". Hvis du udarbejder et uddrag fra protokollen, skal du skrive ordet “Besluttet” eller “Besluttet”. Hvis du kun kopierer et par stykker, skal du sørge for at beholde nummereringen (selvom der vises sammenhængende tal). Husk, at du skal gengive den originale tekst fuldstændigt uden at tilføje ord, sætninger eller endda ændre slutningen, dvs. du skal citere dokumentet.
Trin 3
Hovedteksten skal efterfølges af den person, der tidligere har underskrevet hoveddokumentet. Hvis du udarbejder et uddrag fra protokollen, skal det underskrives af alle medarbejdere, hvis underskrift er på det originale dokument. Lige nedenfor skal du bekræfte alle oplysningerne med din underskrift, angive dit efternavn, initialer og position. Glem ikke at anbringe organisationens segl. Hvis dokumentet er nødvendigt til intern brug, er det tilstrækkeligt at sætte et stempel til registrering af dokumenter.
Trin 4
Sørg for at certificere dokumentet med sekretæren eller en anden autoriseret person, han skal skrive "Korrekt", angive hans initialer og underskrive. Uden denne ordlyd er dokumentet ugyldigt.
