Førstehåndsindtryk er altid vigtige for at etablere forretningskontakter, især hvis samarbejde begynder med en telefonsamtale. For at forhindre begyndelsen af en forretningssamtale i at blive krøllet, er det nødvendigt at overholde flere regler for telefonetikette.
Instruktioner
Trin 1
Pas på baggrundslyde. Det er ikke den bedste løsning at foretage et vigtigt opkald på en støjende gade eller på offentlig transport. Samtalspartneren vil ikke høre dig, men bilens brøl, hvilket resulterer i, at samtalen bliver til en række konstante spørgsmål og afklaringer. Find en stille gårdhave, eller udsæt opkaldet, indtil du kommer hjem eller på arbejde.
Trin 2
Introducer dig selv. Glem ikke at udtale tydeligt dit fornavn, efternavn og navnet på det firma, hvor du arbejder, selvom du allerede har ringet til dette nummer. Hvis dette er dit første opkald, skal du sige dit efternavn flere gange, så samtalepartneren hører det korrekt. For at det ikke lyder for påtrængende, skal du straks introducere dig ved dit efternavn og derefter gentage det og tilføje dit fulde navn.
Trin 3
Sørg for, at du kommer igennem til det rigtige sted, og tal med den person, som du planlagde. Vent, indtil samtalepartneren introducerer sig, eller angiv virksomhedsnavn, navn, efternavn og stilling for den medarbejder, der selv svarede på telefonen. I fremtiden skal du tale til samtalepartneren ved navn, selvom du kun taler med sekretæren.
Trin 4
Kontroller, om det er praktisk for den anden person at tale i øjeblikket. Det er bedre at vide straks, hvor parat den anden person er til samtalen end ikke at blive afbrudt midt i samtalen. Hvis du bliver bedt om at ringe tilbage senere, skal du kontrollere, hvornår det vil være praktisk. Det er bedst at sige en bekræftende sætning med forhørlig intonation. For eksempel: "Ringer jeg tilbage om 20 minutter?" Bed ikke samtalepartneren om at ringe tilbage på egen hånd, hvis han ikke selv tilbyder det.
Trin 5
Angiv formålet med dit opkald. Prøv ikke at bruge lange sætninger, forvirrende konstruktioner. Hver sætning skal kun indeholde en tanke. Vær kort, klar og kun til det punkt. Den anden person vil sætte pris på, at du sparer deres tid. Når de er bekymrede, fremskynder mange mennesker tempoet i deres tale. Prøv at undgå dette. Du skal tale roligt og langsomt nok, så den anden person kan indsætte ordet i strømmen af din tale. Du bør ikke tale monotont: læg alt det logiske stress i dit sind, fremhæv især vigtige sætninger med din stemme.
