Under arbejdsprocessen skal organisationens ledere føre registre. Dette inkluderer personale, regnskab og skatteregnskab. Det er let at forstå, at dette indebærer en forholdsvis stor mængde værdipapirer og følgelig information. For at undgå forvirring i dataene er det nødvendigt at planlægge vedligeholdelsen af dokumentationen korrekt.
Instruktioner
Trin 1
Hvis organisationen er stor, anbefales det at ansætte en medarbejder til hvert sted. Lad os sige, at en medarbejder er nødvendig for at registrere personaledokumenter, en anden eller endog flere er nødvendige for regnskab. I jobbeskrivelsen skal du tydeligt angive ansvaret for hver person, der arbejder i din stat. Først og fremmest skal du inkludere en klausul om, hvordan du opbevarer poster.
Trin 2
Hvis du vil spare penge, kan du opbevare dokumentationen selv. Til personaleposter skal du købe flere mapper og en notesbog. Mapper er nødvendige for at gruppere dokumenter. For eksempel kan du oprette en mappe til medarbejdere, der i øjeblikket arbejder i organisationen; der kræves en anden mappe til arkivet. For at gøre det lettere at finde information, skal du skrive dataene ned i en notesbog. Lad os sige, at de hyrede en medarbejder. Skriv korte oplysninger om ham i notesbogen, og angiv også den mappe, hvor du kan finde mere detaljerede data.
Trin 3
Sørg for at holde øje med opdaterede dokumenter. For hver medarbejder skal du udstede et personligt kort, indtaste alle oplysninger om arbejdet her. For eksempel gik en medarbejder på ferie og skrev disse oplysninger på kortet. Du skal også udfylde en timeseddel månedligt.
Trin 4
Regnskab er mere kompleks og tidskrævende. For at gennemføre det har du brug for særlig viden. Sørg for at følge lovændringerne. Dokumenterne skal være i mapper ("Aftaler", "Bank", "Cash Book", "Udstedte fakturaer", "Modtagne fakturaer", "Forhåndsrapporter" osv.). Alle dokumenter skal arrangeres i kronologisk rækkefølge. Du bliver nødt til at nummerere, sy og certificere nogle arkiver med forsegling og signatur. Sådanne dokumenter inkluderer en pengebog, en salgsbog, køb og andre.
