Det er almindeligt at kalde en konference for et udvidet møde, hvor repræsentanter for flere organisationer deltager. Konferencer kan være afdelinger, sektorer, regionale, interregionale, internationale. De diskuterer en række, men tematisk relaterede problemer. I nogle tilfælde er det beslutning fra konferencen, der bestemmer organisationens udviklingsstrategi. Enhver uddannet person kan afholde en sådan begivenhed, men nogle overvejelser skal tages i betragtning.
Nødvendig
- - deltagerliste
- - et resumé af indlæggene
- - visuelle materialer
- - tekniske midler.
Instruktioner
Trin 1
Lav en liste over deltagere. Normalt får højttalerne besked om den kommende konference på forhånd, de skal bekræfte deres samtykke og informere emnet om rapporterne. Nogle gange kræver betingelserne levering af tekster til rapporter eller i det mindste et resumé. Tjek materialerne.
Trin 2
Beslut om reglerne. Det afhænger af, hvor længe konferencen varer, af antallet af talere samt af arbejdsformerne. Er det kun planlagte plenarmøder, eller vil en del af arbejdet blive afholdt i sektioner? I den anden mulighed kan der tildeles mere tid til rapporter.
Trin 3
Sørg for at afsætte tid til co-præsentationer og besvare spørgsmål. Beslut om formen for spørgsmålene. Deltagerne kan spørge dem mundtligt, umiddelbart efter præsentationen. Så skal du passe på yderligere mikrofoner. Spørgsmål kan også sendes skriftligt, så skal du tænke over det sted, hvor lytterne vil sætte noterne. Du kan forberede nogle af spørgsmålene på forhånd.
Trin 4
Lav en dagsorden. Talenes rækkefølge kan være forskellig, det afhænger af emnet, men under alle omstændigheder er det bedre at diskutere generelle spørgsmål i begyndelsen af konferencen og derefter gå videre til oplysninger. Efter hver anden og en halv til to timers arbejde skal du give en kort pause (det er en god ide at arrangere en kaffepause) og i midten - en lang pause, hvor deltagerne kan slappe af og spise frokost. Hvis konferencen er kort (f.eks. Genvalg), er lange pauser ikke nødvendige.
Trin 5
Kontroller tilstanden af de tekniske midler. Tjek din computer og videoafspiller. Spørg præsentanterne, hvilket udstyr de har brug for, og hvilke programmer der skal være der. Bed præsentanterne om at give visuelle billeder inden konferencen. Det er meget godt, hvis den person, der arbejder med computeren, har en liste over, hvornår han skal give hvilken præsentation. Før konferencen skal du kontrollere, om alle højttalerne er ankommet, om der er ændringer i emnet.
Trin 6
Tænk på dine indledende bemærkninger. Du skal sige et par velkomstord til deltagerne, forklare, hvilken begivenhed konferencen er afsat til, proceduren, reglerne. Giv ordet til formanden for tællekommissionen, inden rapporterings- og valgkonferencen starter, som skal sige, hvor mange delegerede der skulle og hvor mange der er til stede. Hvis der er få, der mangler, foreslår du at starte begivenheden. Nogle gange er det passende i dette øjeblik at synge hymnen til en stat eller international organisation. Tilbud om at vælge en formand, sekretær, optælling og redaktionskommission. I mange tilfælde kan listerne udarbejdes på forhånd. Yderligere kan begivenheden ledes af formanden, der annoncerer dagsordensudkastet (det er bedre at skrive og udskrive det inden starten). Først vedtages udkastet, derefter foretages ændringer og tilføjelser til det, hvorefter dagsordenen godkendes som helhed.
Trin 7
Under konferencen skal præsentanten konstant være i lokalet, uanset om han er formand eller ej. Det er han, der beslutter organisatoriske spørgsmål, når de opstår. Hvis du stadig har brug for at forlade det, overlader du dit ansvar til nogen fra ligesindede.
Trin 8
Konferencen slutter normalt med vedtagelsen af en eller anden form for beslutning. Formanden læser udkastet, publikum foretager ændringer og tilføjelser, redaktionskomiteen introducerer dem, hvorefter beslutningen godkendes.
