En konference i enhver organisation er en yderst vigtig begivenhed. Det kræver omhyggelig forberedelse og fejlfri implementering. Enhver nuance kan ødelægge indtrykket af din virksomhed. Der er grundlæggende principper, der skal overvejes for at arrangere en vellykket konference.
Nødvendig
Papir, internet, penge
Instruktioner
Trin 1
Sæt et klart mål for dig selv. Hvorfor har du brug for denne konference? Hvad vil du i sidste ende få? Konferencen kan sigte mod at give virksomheden pålidelige forretningskontakter, forbedre sit image, finde investorer osv. Afhængigt af dette vælges en bestemt retning, som skal følges under hele processen med at forberede og afholde begivenheden. Husk, at målet skal være opnåeligt, målbart og med realtidsegenskaber.
Trin 2
Giv begivenheden et navn. Hvis det ikke er første gang, så glem ikke at angive nummereringen. Navnet skal være lyst, fængende, spændende. Din målgruppe skal være interesseret i konferencen.
Trin 3
Definer en klar målgruppe. Selv en perfekt forberedt og organiseret konference har måske ingen effekt, hvis du inviterer de forkerte mennesker til den. Spørg dig selv, hvem der skal tale, hvis mening skal høres, hvordan denne begivenhed kan være af interesse for gæsterne. Prøv at bestemme, hvor og hvordan du bedst kan kommunikere med din potentielle målgruppe, hvilket påvirker de rigtige mennesker til at træffe beslutninger om at deltage i det arrangement, du organiserer.
Trin 4
Beslut tid og sted for konferencen. De fleste konferencer finder sted på hverdage (undtagen fredag), medmindre der er planlagt en lang begivenhed. Stedet bestemmer stort set hele opfattelsen af begivenheden som helhed. Gæsternes holdning til konferencen dannes, selv når de bare leder efter et konferencelokale eller hotel. Beskriv derfor ruten så detaljeret som muligt, placer skilte, hvis det er muligt.
Trin 5
Annoncer en konference. Vælg det medie, som din målgruppe taler hyppigst. Placer reklamer eller artikler om den kommende begivenhed i dem. Send invitationer til alle de gæster, du er interesseret i. Uanset om det er et nyhedsbrev eller et farverigt nyhedsbrev, er det op til dig. Angiv sted, tid, navn og retning for konferencen i invitationen.
Trin 6
Saml et udvalg, der vil overveje alle svar på dit forslag og vælge de mest interessante og relevante forslag. Derefter vil det være muligt at starte dannelsen af programmet for arrangementet.
Trin 7
Fordel ansvar inden for holdet. Nogen er ansvarlig for at kommunikere med gæsterne, nogen bestemmer alle problemer med medierne, nogen leder begivenheden osv. Giv yderligere højttalermateriale til alle konferencedeltagere. Sørg for at kontrollere alt udstyr inden begivenheden.
Trin 8
Hvis du finder ud af, at du løber tør for tid, skal du indstille en tidsbegrænsning for hver præsentation og for antallet af spørgsmål. Bed publikum om at stille højttalerne yderligere spørgsmål efter begivenheden.
