Uanset om den første kontakt med en potentiel forretningspartner blev foretaget over telefonen, om der var en mundtlig aftale, er der i praksis med forretningsomsætning en skik at støtte starten på et forhold med et officielt brev med et tilbud om samarbejde.
Instruktioner
Trin 1
I den første del af brevet, der ikke er mere end et afsnit, skal du skrive, hvilken slags virksomhed du repræsenterer, og hilse ledelsen af den potentielle partner på dens vegne. Det er hensigtsmæssigt at bruge sætninger som "Vores firma ønsker din forretning velstand", "på vegne af et sådant selskab udtrykker vi vores respekt for dig". Sørg for at medtage navnet på din organisation. Husk, at i form af spam kommer mere end et dusin breve til ethvert firma med et forslag om at indgå en aftale, så adressaten skal straks forstå, hvis forslag drøftes.
Trin 2
I den næste del af brevet skal du minde den potentielle partner om, at der allerede var indledende aftaler mellem dine virksomheder om en bestemt kontrakt eller tjeneste. Du kan bruge sådanne sætninger som "I forlængelse af vores forhandlinger …", "Vi har overvejet dine ønsker vedrørende …". Gør det klart for adressaten, at dette samarbejdstilbud ikke er stereotype og grundlæggende, som for alle kunder, men er udviklet specifikt til dette firma og tager højde for alle funktionerne i denne særlige forretning.
Trin 3
I den største del af tilbuddet skal du angive, hvilke tjenester eller varer du tilbyder, hvad der er deres pris, leveringstid. Oplysningerne i tabellerne er lettere at forstå. Tilbyde klienten flere muligheder med forskellige omkostninger, mængde og volumen af de leverede tjenester, så han kan vælge den bedst egnede kombination. Fremhæv de fordele, som klienten får ved at indgå en aftale med din organisation. Her kan du angive rabatter, særlige tilbud til faste partnere, muligheden for at indgå kontrakter om levering af yderligere tjenester eller levering af andre varer på ekstra gunstige vilkår.
Trin 4
Dediker den sidste del til ønsker og afskedsord. Brug standard sætninger, for eksempel "Vi håber på gensidigt fordelagtigt samarbejde …", "Bedste ønsker …". Sørg for at abonnere og efterlade dine koordinater, så klienten i tilfælde af en positiv beslutning ikke ser efter et telefonnummer eller en e-mail-adresse, hvor du kan kontaktes.
