I løbet af sine produktionsaktiviteter opretter enhver virksomhed mange dokumenter, der skal gemmes i nogle og undertiden ganske lang tid. Det er til dette, at organisationen af arkivet er nødvendig.
Instruktioner
Trin 1
Opret de nødvendige betingelser for lagring af dokumenter i arkivet. Først og fremmest skal rummet beskyttes mod direkte indflydelse af sollys, luftfugtighedsniveauet må ikke overstige det tilladte niveau, og adgang til uautoriserede personer skal også være lukket.
Trin 2
Bemærk, at i henhold til kravene til arkivets lokaler er dets placering ikke tilladt i træbygninger, forfaldne bygninger, bygninger med fugtige fundamenter, lofter eller kældre. Samtidig skal de lokaler, der er beregnet til opbevaring af forskellige arkivdokumenter i den tilpassede bygning, isoleres fra resten af lokalerne i denne bygning. Det er heller ikke tilladt at placere arkivet i bygningens lokaler, som er besat af offentlige cateringtjenester, organisationer, der opbevarer kemiske eller brandfarlige stoffer, madlagre.
Trin 3
Find organisationens arkiv i en bygning, der er tilpasset eller specielt konstrueret til at gemme optegnelser. Rummet skal fjernes fra farlige genstande i overensstemmelse med brandsikkerhed. Disse inkluderer f.eks. Parkeringspladser, tankstationer, garager. Der bør heller ikke være nogen genstande, der forurener luften i nærheden af virksomhedens arkiv.
Trin 4
Når du vælger et rum, der er egnet til at organisere et arkiv, skal du tage i betragtning, at der kræves flere separate rum til den normale drift af arkivet: arkivlagring; plads til modtagelse af dokumenter lokaler til brug af lagrede dokumenter; arbejdslokale for arkivmedarbejdere.
Trin 5
Flyt arkivlageret væk fra laboratorie-, husholdnings- og industrilokaler. På samme tid skal du være opmærksom på, at den ikke har fælles ventilationskanaler og er adskilt fra tilstødende rum ved hjælp af brandsikre vægge og lofter med en brandmodstandsgrænse på mindst to timer. Også i arkivrummet er lægning af spildevand og vandforsyningsrør ekskluderet.
Trin 6
Udarbejd til organisering af opbevaring "Bestemmelser om opbevaring af dokumenter" og godkend det med hovedet. Derudover skal der efter ordre fra hovedet udpeges en person, der er ansvarlig for arkivet. Der oprettes også en særlig ekspertkommission, som regelmæssigt foretager en undersøgelse af dokumenter for at overholde deres opbevaringsperioder.
