Korrekt opbevaring af dokumenter er et vigtigt element i kontorarbejde. Før papirerne sendes til arkivet, skal de blinkes. For at gøre dette skal du kende de grundlæggende regler for arkivering af sager.
Er det nødvendigt
- - syl;
- - nål;
- - hård tråd;
- - lim.
Instruktioner
Trin 1
Nummer alle arkene med en sort blyant. Nummeret er placeret i øverste højre hjørne. Placer dokumenterne i kronologisk rækkefølge, begyndende med den ældste. Hvis der er konvolutter med vedhæftede dokumenter, skal du nummerere konvolutten og derefter hvert dokument i den.
Trin 2
Fjern alle papirclips og andre metaldele. Hvis dit dokument ikke har en arkiveringsmargen, skal du klæbe et stykke papir til det. Forbered alle papirerne til syning ved at basere de fire punkteringer og placere dem i papdækslet.
Trin 3
Dokumentbundterne skal fastspændes med en klemme, gennembores med en syl eller bores med en særlig enhed til syning af dokumenter. Uden at fjerne klemmerne skal du sy papirerne med en lang nål ved hjælp af grov tråd, garn eller tape.
Trin 4
For korrekt syning er det nødvendigt at føre nålen fra bagsiden ind i hullet, der er det andet i træk, føre nålen langs bagsiden og vende tilbage til det andet hul. Derefter skal nålen føres ud til forsiden, og det andet hul skal sys, men allerede ovenfra. Tråden trækkes ud bagfra, og dens to ender er fastgjort, så trådhalerne kan forsegles med papir (sporingspapir).
Trin 5
Organisationens segl sættes på papiret limet til trådene, og embedsmænd (direktør, hovedrevisor) underskriver også. På papdækslet limes en oversigt over dokumenter, der arkiveres i et bundt. Den skal angive organisationens navn og dens strukturelle enhed, anføre datoen, angive lagringsperioden for dokumenter og arkivkoden, hvis den er vedtaget i din organisation.
