Korrekt organiseret kontorarbejde er en af komponenterne i det succesrige arbejde i enhver (endda en lille) virksomhed. Faktisk afhænger det første indtryk af forretningspartnere af, hvordan hoveddokumenterne (ordrer, instruktioner, breve osv.) Udarbejdes. Det er også vigtigt, hvor hurtigt strømmen af indgående, udgående og intern dokumentation passerer igennem.
Instruktioner
Trin 1
En bestemt medarbejder skal være ansvarlig for arbejdsgangen i virksomheden. Hvis virksomheden ikke er særlig stor, er det en sekretær, en assisterende sekretær. Hvis organisationen indeholder mere end en underafdeling (især hvis de har forskellige territoriale placeringer), organiseres en førskoleundervisningstjeneste (dokumentationsstøtte til ledelsen).
Det er dem, der udvikler virksomhedens instruktioner til kontorarbejde, reviderer det og foretager ændringer. Når du udarbejder dokumentet, kan du tage "Reglerne for kontorarbejde i føderale forvaltningsorganer" som grundlag.
Trin 2
Dette er en vigtig, afgørende fase, fordi efter godkendelsen af instruktionerne til kontorarbejde skal dokumenter i virksomheden svare til en bestemt stil:
- placering af detaljer (langsgående, vinkelret)
- virksomheds skrifttype
- format (papirstørrelse, indrykninger).
Ud over virksomhedens stikprøveformer skal instruktionerne afspejle spørgsmål som organisering af registrering af indgående / udgående dokumenter; organisering af kontrol med eksekvering af dokumenter og trufne beslutninger forberedelse og overførsel af dokumenter til arkivet osv.
Trin 3
Dannelsen af mapper, hvor dokumenter af et bestemt emne er arkiveret, skal udføres i overensstemmelse med sagens nomenklatur. Det er udviklet af den person, der er ansvarlig for journalføring, på basis af "Liste over standardadministrationsdokumenter genereret i organisationens aktiviteter, der angiver lagringstiden."
Trin 4
På grund af det faktum, at arbejdet med udvikling af nomenklaturen for sager er omfattende, kræver omfattende viden, er det mere korrekt at organisere arbejdet med det med deltagelse af repræsentanter for individuelle tjenester og afdelinger. De udarbejder lister over sager (der også angiver opbevaringsperioderne), som dannes i tjenesten eller afdelingen, og førskoleuddannelsesinstitutionen opstiller en sammenfattende nomenklatur over sager for virksomheden.
Trin 5
For at lette arbejdet med dokumenter bruger et stigende antal virksomheder et elektronisk dokumentstyringssystem (EDMS). Det er muligt at vælge et effektivt fungerende EDMS til enhver virksomhed (med antallet af ansatte 7 eller 2000). De mest effektive med hensyn til pris / kvalitet-forhold i dag er sådanne systemer som "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Men selvom din virksomhed endnu ikke er i stand til at købe en EDMS, kommer standard Microsoft Office-programmer til undsætning. Ved hjælp af de sædvanlige metoder til Word, Excel, PowerPoint er det meget muligt at organisere udformningen af dokumenter i overensstemmelse med kravene i virksomhedsidentiteten og oprette elektronisk dokumentflow.
