I enhver organisation, selv en lille, udstedes og opbevares mange forskellige ordrer og ordrer. Hvis alle af dem er registreret og arkiveret i en ting, vil det før eller senere føre til forvirring. Og repræsentanterne for inspektionsorganerne vil sandsynligvis ikke godkende sådan registrering.
Instruktioner
Trin 1
For at kunne opdele ordrer, der er udstedt hos virksomheden, skal du blive styret af følgende dokumenter:
- godkendt af Rosarkhiv "Listen over typiske ledelsesdokumenter genereret i organisationens aktiviteter, der angiver lagringstiden";
- instruktioner til kontorarbejde (udviklet af det styrende organ).
Baseret på disse dokumenter bør der udvikles en nomenklatur over sager i hver enkelt virksomhed. Baseret på det er ordrer, instruktioner og andre dokumenter opdelt.
Afhængig af virksomhedens størrelse og dens struktur kan den udviklede nomenklatur for sager opdeles i afdelinger med angivelse af bogstavkoden, eller den kan være generel.
Under alle omstændigheder er alle ordrer i virksomheden betinget opdelt i ordrer på hovedaktiviteter og økonomiske aktiviteter og ordrer på personale.
Trin 2
Ordrer til de vigtigste og økonomiske aktiviteter opbevares som regel af sekretæren (medmindre andet er angivet i en separat ordre). Han er også ansvarlig for registrering, opbevaring og arkivering af disse ordrer.
Dokumenter adskiller sig med hensyn til lagringstid. Ordrer til virksomhedens hovedaktivitet (til organisationsstrukturen, til godkendelse af personaletabellen, til at foretage ændringer osv.) Har lagerlinjer - konstant. I slutningen af kalenderåret overdrages de til virksomhedens arkiv.
Ordrer om økonomiske og operationelle spørgsmål opbevares i 5 år. De nummereres fortløbende uden et brev. Hvis antallet af ordrer, der udstedes hos virksomheden, er stort, er de i løbet af året opdelt i mængder. Efter udløbet af opbevaringsperioden ødelægges de med registreringen af den tilsvarende handling.
Trin 3
Ordrer til personale udarbejdes og opbevares i virksomhedens personaleadministrationsafdeling. De adskiller sig også med hensyn til holdbarhed.
En separat sag er ordrer om optagelse, afskedigelse og overførsel med en opbevaringsperiode på 75 år. Her arkiveres også ordrer om ændring af efternavn, langvarig forretningsrejse, langvarig midlertidig overførsel af medarbejdere osv. Disse dokumenter er registreret i tidsskriftet, har løbende nummerering og bogstaver (oftest "ls", "k"). Ved udgangen af året sys sådanne ordrer i en mappe sammen med registreringsloggen og overdrages til arkivet.
Trin 4
Ordrer til ferier (almindelig, uden løn osv.), Kortsigtede forretningsrejser og overførsler udarbejdes i en separat fil, de opbevares i 5 år. Et bogstav tilføjes til ordrenummereringen (f.eks. "O" eller afdelingskode).
Ordrer til afhentning har samme opbevaringsperiode. Det anbefales dog at opbevare dem separat, som de ledsages af analysemateriale (forklarende bemærkninger, protokoller, meddelelser og beslutninger truffet af fagforeningsudvalget osv.).
Efter udløbet af opbevaringsperioden destrueres disse ordrer.
Trin 5
Det anbefales også at holde salgsordrer separat (opbevaringsperiode - 75 år). I en separat sag indgives ordrer til forfremmelse af både deres egen virksomhed og deres overordnede. Sagen arkiveres i arkivet, når det er dannet.
