Proceduren for udstedelse af ordrer til virksomheden er fastlagt i instruktionerne til kontorarbejde. Samtidig opbevares bogføring og opbevaring af disse dokumenter i en særlig ordreregistreringsbog, som skal være til stede i enhver organisation.
Instruktioner
Trin 1
Opret et register over ordrer. I store virksomheder gøres dette af en separat kontorist; små virksomheder udpeger en ansvarlig person til disse formål. Du kan bruge både godkendt form af registreringsbogen og udviklet uafhængigt.
Trin 2
Opret omslaget til ordrelogbogen. Den skal være lavet af tæt materiale, så bestillingsarkene ikke rynker under opbevaring. Det skal bemærkes, at disse dokumenter skal opbevares i virksomheden i mindst 5 år.
Trin 3
Skriv på omslaget navnet på virksomheden, bogens titel og perioden. Afhængig af hyppigheden af ordrer i organisationen kan registreringsloggen beregnes for en måned, et kvartal eller et år. Bagsiden af omslaget indeholder oplysninger om den person, der er ansvarlig for vedligeholdelse og opbevaring af dokumentet.
Trin 4
Vælg en af måderne til at gemme ordrer i registreringsbogen. De kan limes i en bog eller indsættes med et bindemiddel. Den anden mulighed foretrækkes, hvis du har brug for at få en af ordrene og lave en kopi af den. Alle ordrer skal arrangeres i kronologisk rækkefølge. Nogle virksomheder efterlader backupnumre, der kan være nødvendige for at behandle ordrer med tilbagevirkende kraft. Denne metode er imidlertid ulovlig, så du bør ikke misbruge den.
Trin 5
Udvikle en fælles form for virksomhedsordrer. Som regel er dette et brevpapir, i hvis øvre del der er foruddefinerede oplysninger om virksomheden: navn, adresse og registreringsoplysninger.
Trin 6
Udsted ordren. Indtast nummeret og datoen for kompilering. Derefter skal du komme med en titel, der kort skal besvare spørgsmålet "om hvad?" Hovedteksten består af en redegørelse for rækkefølgen og den administrative del. I slutningen sættes hovedet eller en anden autoriseret person.
Trin 7
Derefter udfærdiges ordren i ordreregistreringsbogen. Hvis dokumentet påvirker virksomhedens ansatte, f.eks. Dannes der en kommission, skal disse personer bemærke, at de har læst ordren og lagt deres underskrift.
