Udarbejdelsen af offentlige ikke-finansielle rapporter er en relativt ny tendens i socialt orienteret russisk forretning. Virksomhedens offentlige rapport har ikke meget at gøre med det interne rapporteringssystem og er grundlæggende forskellig fra regnskabsanalysen, derfor har processen med at udarbejde dokumentet sine egne væsentlige træk.
Åbenhed om forretningsinformation
Offentlige rapporter kom til indenrigsvirksomhed fra Vesten, hvor de i årtier blev brugt som en mekanisme til at skabe gennemsigtighed i information i organisationernes aktiviteter. I USA og Europa offentliggør som regel alle store virksomheder årligt rapporter om bæredygtig udvikling, hvor de giver information om den sociale komponent i deres arbejde og foranstaltninger til beskyttelse af miljøet.
Oftest udarbejdes sådanne rapporter af ikke-minedrift, industri og fremstillingsvirksomheder fra et stort markedssegment. I dokumenterne bemærker de sammen med de årlige produktionsmængder, hvilke fordele de har medført for samfundet. Offentlige rapporter består således hovedsageligt af resultaterne af organisationens velgørenhedsaktiviteter, overholdelse af miljølovgivningen, deltagelse i udviklingen af civilsamfundet og støtte til sociale initiativer.
De seneste års tendens indikerer en stigning i interessen fra mellemstore og endda små virksomheder i udarbejdelsen af offentlige rapporter, hvilket indikerer nytten af denne mekanisme til at nå virksomhedens mål. Små markedsdeltagere har udviklet en forståelse af, at information om sponsorering til sportsklubber og protektion over en kunstskole, selv med lave økonomiske omkostninger, helt sikkert skal blive offentlig.
De vigtigste adressater for offentlige rapporter er:
- en bred vifte af offentligheden - forbrugere af tjenester og varer, befolkningen i den region, hvor virksomheden opererer
- forretningspartnere - virksomhedsstiftere, bestyrelsesmedlemmer, kundeservicemedarbejdere, entreprenører og endda konkurrerende organisationer;
- massemedier;
- virksomhedens medarbejdere.
En offentlig rapport er et dokument tilpasset til en lang række interessenter, som påvirker skrivestilen, grafisk design og valget af information til indsendelse.
Valg af information
Indsamlingen af oplysninger til offentlig rapportering er i gang. Den bedste mulighed er at tildele en separat personaleenhed til at udføre dette arbejde. En medarbejders pligter skal i dette tilfælde omfatte systematisk indsamling af information fra alle strukturelle divisioner i virksomheden i henhold til verificerede kriterier.
Sådanne informationsblokke bør omfatte al information om gennemførelsen af sociale projekter, nemlig: møder med embedsmænd, forbrugere, arbejde med borgernes appeller, velgørenhedsarrangementer osv.
Som det ofte bemærkes i det metodologiske materiale til udarbejdelse af rapporter, skubber selve indsamlingen af oplysninger virksomhederne til behovet for at øge velgørenhedsstøtten, oprette nye sociale projekter, annoncere tilskud osv.
Store virksomheder opfinder som regel ikke deres egne "opskrifter" til udarbejdelse af offentlige rapporter, men bruger GOST ISO 26000 "Retningslinjer for socialt ansvar", som grupperer alle de grundlæggende mål for oprettelse af offentlige dokumenter.
Indsendelse af information
Et vigtigt kriterium for en offentlig rapport af høj kvalitet er tilgængeligheden af opfattelse for en lang række mennesker. Sådanne dokumenter skal være forståelige for næsten enhver interesseret person, fungere som en pålidelig kilde til information og kræver ikke yderligere anmodninger til virksomheden om afklaringer.
Ofte har offentlige rapporter et stort antal grafer, diagrammer og tabeller, hvilket forenkler præsentationen af information. Fotos er også en vigtig del af en offentlig kvalitetsrapport.
Øvelse viser, at layoutet af en offentlig rapport bør tynges hen imod en brochure snarere end en dokumentarpræsentation. Oftest har en offentlig rapport vandret format.
Dokumentets struktur inkluderer en titelside, indhold, en introduktion, der kan erstattes af en velkomsttale fra organisationens leder, hovedparten, en konklusion og en terminologisk ordbog. Det alfabetiske indeks vil også gøre det lettere at navigere i dokumentet, men af hensyn til længden kan det udelades.
Distribution af den offentlige rapport
Den trykte offentlige rapport er beregnet til at blive sendt til centrale adressater - stiftere såvel som forretningspartnere. I elektronisk form offentliggøres den offentlige rapport på det officielle websted og sendes til mediernes repræsentanter.
For at informere medarbejderne i organisationen sendes en elektronisk version af den offentlige rapport til organisationens afdelinger.
