Selv i små virksomheder er det med jævne mellemrum nødvendigt at formalisere hovedets instruktioner skriftligt, og som regel i sådanne tilfælde udstedes ordrer. Behovet for at foretage ændringer i tidligere udstedte lokale handlinger kan skyldes forskellige interne og eksterne årsager, men under alle omstændigheder skal sådanne ændringer udarbejdes korrekt.
Instruktioner
Trin 1
Orden - en lokal handling, der formaliserer en obligatorisk ordre, en ordre fra virksomhedens leder (leder) rettet til underordnede. Derudover kan ordren bestemme en permanent procedure, for eksempel en ordre "Om afholdelse af en konkurrence om besættelse af ledige stillinger" eller godkendt eller vedtaget et andet internt reguleringsdokument, for eksempel en ordre "Om godkendelse af en organisations regnskabspraksis."
Trin 2
I store virksomheder kan der være et særligt dokument "Kontorarbejde" indeholdende reglerne for offentliggørelse, registrering og proceduren for ændring af ordrer fra en bestemt organisation. En sådan ordre findes imidlertid ikke overalt, og i dette tilfælde skal man henvise til de generelt accepterede regler for dokumentflow.
Trin 3
Ændringer af ordren kan således kun foretages ved at udstede et lignende dokument, der er i kraft. Med andre ord skal ændringer i ordren formaliseres ved ordren "Om ændringer til ordrenr … fra …".
Trin 4
Kun en person, der er autoriseret i kraft af sin officielle stilling og med den obligatoriske overholdelse af reglerne om underordning, kan underskrive en handling (ordre) om ændring af ordren. Det vil sige, efter ordre fra afdelingslederen kan der ikke foretages ændringer i organisationschefens rækkefølge, men den modsatte situation er meget mulig.
Trin 5
Ordrer udstedes som regel på organisationens brevpapir, hvis nogen. Midt på linjen eller til højre skrives ordet "Ordre", der angiver typen af lederens handling.
Nedenfor angives navnet på ordren ("Om ændringer til …..").
I den indledende del er det muligt at angive målene for ændringer i et tidligere offentliggjort dokument, for eksempel "For at optimere arbejdet med at føre oversigt over arbejdsulykker er det muligt at bestille:..".
Dernæst er teksten i ordren om ændringer, hvor du skal tydeligt angive alle punkterne i det hoveddokument, som ændringerne foretages. Hvis nogen dele af hoveddokumentet ændres fuldstændigt, skal du angive, at "et sådant punkt (eller afsnit osv.) Skal anføres i følgende udgave: …".
Trin 6
Desuden skal du angive i rækkefølgen datoen for ændringernes ikrafttræden, angive de embedsmænd (du kan angive navnene), der er involveret i udførelsen af ordren, og metoden til at bringe ændringerne under opmærksomhed. Afslutningsvis skal du angive de personer, der er ansvarlige for udførelsen af ordren.
Hvis der foretages ændringer i ordren med jævne mellemrum (lovgivningen ændres ofte, dette er funktionerne i virksomhedens produktionsaktiviteter), anbefales det at fastlægge proceduren for at foretage ændringer i hoveddokumentet.
