Du har presserende brug for et dokument, men kan du ikke huske, hvor du har lagt det? Få orden i dit kontorliv, arranger alt i nummererede mapper - dette gør dit job lettere.
Vi sætter tingene i orden i papirerne
Hvis der er få dokumenter, og de vedrører et anvendelsesområde, skal de placeres alt på ét sted, helst i en mappe. Men som regel er en mappe ikke nok, der skal være flere af dem. For eksempel en mappe med et selskabs bestanddele, breve, kontrakter med leverandører osv.
Med udvidelsen af virksomheden øges antallet af mapper. Du har muligvis ikke brug for en, men flere hylder til dem. Og så dukker medarbejderne op, der får deres eget dokumentflow og deres mapper. Det vil sige, den første ordensregel er distribution af dokumenter i tematiske mapper, som skal være på en hylde.
Nu producerer branchen vandrette og lodrette bakker. De er meget praktiske, tager lidt plads, passer godt på bordet og gør det muligt at have alle de grundlæggende og ofte anvendte dokumenter ved hånden uden at kræve køb af nye møbler.
Registreringsdatabase
Hvis der er mange dokumenter, kan du oprette et særligt register (registreringsjournal) til dem eller flere. For eksempel logfiler over indgående og udgående dokumentation. De indeholder datoen for registrering og det indgående (udgående) dokumentnummer, dets korte indhold og / eller navn, og hvor dokumentet sendes (til hvilken afdeling, til hvilken embedsmand det blev afleveret, i hvilken mappe det er placeret osv.).
For en del af eller alle mapperne, hvis der er mange dokumenter og mange lignende mapper (i betydningen), skal du muligvis have et register over dokumenter i hver mappe, det vil sige en liste over dem, som er indlejret eller på en eller anden måde vedhæftet i midt i mappen. Hvert dokument kan tildeles et nummer (hvis det ikke var der før) eller give dit eget. Derefter behøver du ikke bladre gennem alle dokumenterne, men bare se på deres liste og tag derefter det nødvendige nummer.
Placer dokumenter i de relevante mapper, bakker og hylder, start dem til tiden, så finder du alt hurtigt og nemt.
Holde arbejdspladsen pæn
Arbejdspladsen skal holdes i orden. Prøv at rengøre dit bord dagligt eller mindst en gang hvert par dage. Du kan efterlade de nødvendige dokumenter på bordet, lægge resten i mapper, på bakker og hylder, og hvis du tog dem fra nogen, så returner dem. Kun hvis du giver det, er det bedre at huske godt hvem eller endog skrive det ned.
Og endelig. En person, hvis dokumenter altid er på plads, kan let findes og bringes til tiden, altid i god stand med myndighederne. Vi ønsker dig dette af hele vores hjerte.
