Planlægning og organisering af arbejdstid er en vigtig komponent i effektivt arbejde i enhver stilling. I tilfælde af en ledende stilling øges vigtigheden af foreløbig planlægning endnu mere, derfor er det nødvendigt at gå meget nøje ind i dette spørgsmål.
Instruktioner
Trin 1
Lederen kan selv planlægge sin tid eller helt eller delvis delegere denne funktion til sekretær-assistenten. Under alle omstændigheder kan man ikke undvære interaktion med sekretæren, da det er ham, der forbereder og organiserer møder, materiale til møder og modtager indgående opkald. Desuden holder sekretæren normalt i hovedet alle de planer, som lederen kender til ham, og forsøger at distribuere dem efter arbejdstid, derfor er det meget vigtigt straks at underrette sekretæren om ændringer i hans planer.
Trin 2
Men du bør ikke stole udelukkende på sekretæren, det er vigtigt at lære at tildele din tid på en sådan måde, at du har tid til at gøre alt, hvad du planlægger. En god måde at gøre dette på er at analysere hver time, der er gået, og finde ud af præcis, hvad der blev gjort, og hvor lang tid det tog. Det er også nødvendigt at fremhæve for dig selv de vigtigste globale opgaver som leder og afsætte det meste af din arbejdstid til deres løsning. Under alle omstændigheder skal de vigtigste opgaver løses i første omgang, da det er kendt, at 80% af de nuværende opgaver løses i de første 20% af arbejdsdagen, og resten af tiden bruges på kun 20% af arbejdet.
Trin 3
Lad ikke tilfældige begivenheder krydse din tidsplan. Det er bedre at lægge lidt tid på dem på forhånd i planer, hvilket giver dig mulighed for at have større sandsynlighed for at have tid til at udføre hovedopgaverne. Når du planlægger møder, begivenheder, møder, konferencer, skal du gå fra den realtid, de har brug for, under hensyntagen til forberedelse, foreløbig bekendtskab med materialerne, spontane diskussioner og spørgsmål. Prøv at distribuere sådanne begivenheder i tide, så begyndelsen af det næste møde ikke hviler mod slutningen af det forrige, da du i dette tilfælde ofte bliver tvunget til enten at være for sent eller krumme finalen.
Trin 4
Sekretærens opgaver inkluderer ofte foreløbig planlægning for dagen og ugen under hensyntagen til de modtagne opkald, tilbud, invitationer. Det tilrådes i slutningen af arbejdsdagen at diskutere sin idé om din tidsplan med sekretæren og foretage justeringer af den. Det er endnu bedre at gøre dette om eftermiddagen, så sekretæren har mulighed for at foretage ændringer, foretage opkald med et forslag om at udskyde denne eller den anden begivenhed. Konstant kontakt med sekretæren bør blive en vane, fordi hans tidsplan afhænger direkte af din, og mange begivenheder kræver forberedelse fra hans side.
Trin 5
Analyser de seneste arbejdsdage med hensyn til effektiv fordeling af din tid. Måske vil du se løsninger, der giver dig mulighed for at gøre mere, for eksempel afholde flere møder i samme område eller kombinere nogle begivenheder. Lav notater om tidligere og planlagte begivenheder i din dagbog.
