Uanset hvilken type aktivitet organisationen er involveret i, skaber den i løbet af sit liv betydelige mængder dokumentation, der skal bevares. Jo større virksomheden er og jo bredere omfanget af dens aktiviteter er, jo større er mængden af akkumulerede dokumenter. Naturligvis opstår spørgsmålet om sortering og destruktion af irrelevant dokumentation før eller senere. Det er stadig at afgøre, hvad der kan ødelægges, og hvad der stadig skal bevares.
Instruktioner
Trin 1
For at systematisere dokumentationen for hvert dokument, der modtages til opbevaring, er det nødvendigt at bestemme opbevaringsperioden, hvorefter dokumentet kan destrueres uden risiko for organisationen.
Brug den godkendte liste over dokumenter, for hvilken opbevaringsperioden er etableret af Rosarchiv. Hoveddokumentet, der skal styres af, når denne type dokumentation systematiseres, er "Liste over typiske styringsdokumenter, der genereres i organisationens aktiviteter, der angiver lagringstiden" (godkendt af Rosarchiv den 06.10.2000)
Trin 2
Undersøg også de afdelingschecklister, som du bliver nødt til at ty til, hvis din organisation falder ind under afdelingens kvalifikationer (for eksempel er der tjeklister til militære afdelinger, bankafdelinger osv.). For de mest almindelige organisationstyper er der også dannet lister over dokumentation (f.eks. For aktieselskaber).
Trin 3
Et antal dokumenter kan opbevares i overensstemmelse med deres specifikationer, for eksempel skal skattedokumentation opbevares i en periode på mindst 4 år og årsregnskaber - mindst 5 år.
Trin 4
Brug af lister er den mest bekvemme måde at organisere dokumenter på, da der er en klar opbevaringsperiode for hver type dokumentation. Imidlertid kan ikke alle dokumenter kategoriseres i lister. For nogle dokumenter skal opbevaringsperioden fastlægges af organisationen selv.
Til dette formål opretter organisationen ved en passende ordre en ekspertkommission, der regelmæssigt undersøger værdien af dokumenter, bestemmer opbevaringsperioder og ødelægger dokumenter, for hvilke opbevaringsperioden er udløbet eller ikke er påkrævet. Det er vigtigt, at provisionen inkluderer personer, der er i stand til at beregne dokumentets relevans og de sandsynlige risici som følge af dets tab.
