Hver dag i enhver organisation - i en statsinstitution, i en stor eller lille virksomhed, i en individuel iværksætter - er der behov for at certificere de fakta, der kræver udskrivning. Oftest er disse fakta forbundet med penge eller bekræftelse af underskrifter fra embedsmænd (deres ægthed) på forskellige dokumenter. Samtidig er der dokumenter, hvor der ikke kræves et stempelindtryk.
Hver juridisk enhed skal have et segl. Denne norm er nedfældet i loven. LLC, CJSC, OJSC og andre organisationer skal bruge en rund forsegling, hvis aftryk inkluderer virksomhedens fulde firmanavn på russisk og et link til stedet for dets territoriale placering. Virksomhedsnavnet kan også angives på et fremmed sprog Forseglingsaftrykket vises i listen over dokumentoplysninger i overensstemmelse med GOST R 6.30-2003 “Unified documentation systems. Samlet system med organisatorisk og administrativ dokumentation. Krav til papirarbejde "(vedtaget 03.03.2003). Samtidig er f.eks. Forseglingen ikke medtaget på listen over obligatoriske detaljer i et antal primære regnskabsdokumenter med undtagelse af bankpapirer, kontant kvitteringer, forsendelsesdokumenter osv. Kontrakten skal forsegles med en forsegling, hvis det er angivet i selve kontrakten, eller hvis to bogstaver "MP" ("Stempel for forsegling") er angivet på formularen. Det samme gælder handlinger med afsluttet arbejde (tjenester). Brugen af et segl leveres også til en fuldmagt, som organisationen giver til en medarbejder (denne stilling er specificeret i Den Russiske Føderations civillov - afsnit 5 i artikel 185). Der er ikke noget krav om en forsegle nogle former for årsregnskaber (bestemmelser om ordrer fra Russlands finansministerium dateret 22.07.2003 N 67n og fra 02.07.2010 N 66n) dog ifølge bekendtgørelser fra Russlands finansministerium dateret 15.10.2009 N 104n og fra 05.05.2008 N 54n skal formerne for skatteopgørelser (for moms, indkomstskat og andre) forsegles. Obligatorisk certificering med organisationens segl er tilvejebragt for de vigtigste personaledokumenter: den første side i arbejdsbogen, et rejsecertifikat (form nr. T-10), en handling for accept af arbejde under en tidsbegrænset ansættelseskontrakt (form nr. T-73). I Den Russiske Føderations arbejdskodeks (art 57) er kravet om segl på en ansættelseskontrakt ikke angivet, men i praksis sættes normalt et segl. I betragtning af at der er mange dokumenter, som der ikke er nogen utvetydig beslutning om tilstedeværelse eller fravær af et segl, skal en organisation udvikle sin egen rækkefølge (position, instruktion), hvor det er nødvendigt at registrere en liste over dokumenter, der kræver certificering af seglet. En omtrentlig liste over dem er opført i det statslige system til dokumentationsstyring - 1988, 1991. Mulighederne kan være som følger: - handlinger (udført arbejde, ekspertise, afskrivning, accept af objekter osv.) - forbrugsrate (for ædle metaller); - prøver af indtryk af sæler samt prøver af underskrifter fra medarbejdere, der har fået ret til at udføre finansielle og økonomiske operationer - garantibrev - korrespondance med ledelse og strukturer i forskellige statslige organer (for eksempel med skattevæsenet, midler uden for budgettet osv. Forseglingen kan ikke foretages én, men flere (efter at have dokumenteret denne kendsgerning) - for hver separat division af organisationen. Hvert segl har sit eget specifikke formål - til pas, til dokumenter, til fakturaer. Forseglingen på dokumentet skal placeres på det sted på arket, hvor prop "MP" ("Placering af forseglingen") er placeret. Hvis den ikke er der, anbringes forseglingen, så aftrykket overlapper en del af ordet - betegnelse for den person, der underskrev dokumentet. I dette tilfælde skal signaturen kunne skelnes tydeligt, ligesom alle oplysninger fra forseglingsaftrykket.
