Dagsordenen er skelettet til et møde eller møde. Det er i det, at hovedemnerne til diskussion og hovedområderne til diskussion er sat. Det fastlægger rækkefølgen af mødet, fokuserer deltagernes opmærksomhed på en professionel samtale, tillader ikke diskussionen at udvikle sig til en kaotisk meningsudveksling.
Instruktioner
Trin 1
Begynd at forberede dagsordenen, så snart ledelsen har besluttet datoen og emnet for mødet. Varmt i hælene bliver det lettere for dig at formulere dens punkter. Derudover har du tid nok til at rette den første mulighed, hvis manageren ønsker at ændre.
Trin 2
Fremhæv de store og mindre aspekter af mødets emne. Overbelast ikke dagsordenen med små spørgsmål, der kan løses rutinemæssigt. Den bedste mulighed er at medtage 1-2 væsentlige punkter, hvor størstedelen af holdet er interesseret i diskussionen, og give tid til hurtig løsning af mindre vigtige emner, herunder dem der opstod under mødet.
Trin 3
Formuler dagsordenens punkter. Undgå tvetydige eller tvetydige sætninger. Gør emnerne på din dagsorden så specifikke som muligt. Efter at have læst dem, skal mødedeltageren let forstå essensen af problemet og formålet med dets diskussion. Hvis du har problemer, skal du søge hjælp fra en specialist, der holder en hovedtale om dette emne.
Trin 4
Hver artikel skal begynde med præpositionen "om" eller "om": "På salgsafdelingens initiativ til at holde en oprydningsdag" eller "Om omfordeling af funktioner mellem marketingafdelingen og pressetjenesten" osv. Hvis et reguleringsdokument bringes til drøftelse, kan klausulen lyde som følger: "Ved godkendelse af virksomhedens charter" eller "Om ændringer til jobbeskrivelser for sekretariatets personale" osv. For informative spørgsmål, der ikke kræver diskussion, bedes du give en passende forklaring i parentes eller adskilt af et kolon. For eksempel "Om lovende områder inden for bogudgivelse: Rapport fra vicegeneraldirektøren om en forretningsrejse til seminaret."
Trin 5
Struktur din dagsorden. I praksis er der to måder at arrangere spørgsmål på: fra vigtigst til mindre vigtigt og fra mindre til betydningsfuldt. Hver mulighed har sine positive aspekter. I det første tilfælde overvejes hovedspørgsmålene i starten af mødet. Medarbejderne er mere aktive, træthed påvirker dem ikke endnu. Men diskussionen af det første spørgsmål kan trække ud, der er ikke tid tilbage til at løse mindre, men vigtige problemer. Hvis mødet begynder med mindre vigtige punkter, tilslutter medarbejderne gradvist rytmen, og når hovedspørgsmålet meddeles, er de klar til en konstruktiv dialog.
Trin 6
Udskriv dagsordenen i henhold til din organisations kontormæssige krav. Ud over de aktuelle spørgsmål til diskussion skal du angive dato, klokkeslæt, sted for mødet, hovedtalere, deltagere og inviterede eksperter. Godkend dokumentet med organisationens leder. Du vedhæfter den oprindelige dagsorden senere til mødereferatet. Baseret på den godkendte dagsorden skal du udarbejde et nyhedsbrev eller meddelelser til medarbejderne.
