Registrering af dokumenter er en proces, der udtrykkes i fastsættelse af legitimationsoplysninger om et bestemt dokument, når det sendes, modtages, oprettes. I øjeblikket bruges journal, kort og automatiserede former for dokumentregistrering.
Intern registrering af dokumenter er en integreret del af aktiviteterne i enhver stat eller kommunal instans, institution, kommerciel organisation eller individuel iværksætter. I praksis koger denne proces til at fastsætte grundlæggende oplysninger om dokumentet i et specielt format, der bruges til intern registrering.
I dette tilfælde er ikke kun indgående og udgående dokumenter normalt underlagt intern registrering, men også papirer oprettet i selve organisationen (for eksempel kontrakter med modparter). Ansvaret for registrering af dokumenter tildeles ofte en sekretær eller kontorist; i store organisationer oprettes hele afdelinger for at optimere denne proces.
Hvilke former er den interne registrering af dokumenter?
Den mest almindelige form for intern registrering af dokumenter er stadig journalregistreringen. I dette tilfælde registreres oplysninger om dokumenterne i en speciel journal, opdelt i flere kolonner. Sørg for at indtaste data på datoen for modtagelse, afsendelse eller oprettelse af dokumentet, dets registreringsnummer, navn og dens korte beskrivelse registreres.
En alternativ form er kortregistrering af dokumenter, hvor information om hvert dokument indføres i et separat kort, hvor reglerne for udfyldning er godkendt på forhånd. Endelig betragtes den mest progressive form som automatisk dokumentregistrering, hvilket minimerer papirarbejde.
Hvad er den mest bekvemme form for organisationen?
Journalformularen til intern registrering af dokumenter kan effektivt bruges i små organisationer, hvor en specialist er ansvarlig for implementeringen af de relevante procedurer. Ulempen ved denne formular er, at det ikke er muligt for flere medarbejdere at arbejde samtidigt med registrering af dokumenter, så det er ikke egnet til store virksomheder. Derudover opstår der ofte forvirring med deres registreringsdata i nærværelse af flere tidsskrifter til registrering af dokumenter (for eksempel i forskellige afdelinger).
Disse ulemper overvindes ved hjælp af formularen til intern registreringskort, som giver dig mulighed for hurtigt og effektivt at registrere oplysninger om et hvilket som helst antal dokumenter. Hvis virksomhedens mål er at minimere papirarbejde, anbefales det at bruge en automatiseret intern registreringsformular, som kræver specialsoftware.
