Dwight David Eisenhower var den 34. præsident for De Forenede Stater. Han havde mange ting at gøre, så han besluttede at oprette sit eget planlægningssystem, så han altid kunne følge med alt.
Eisenhower foreslog at bruge en prioritetsmatrix til at planlægge sager. Det er baseret på prioritering i henhold til kriterierne for opgavernes betydning og haster. Sager er opdelt i fire kategorier:
… Dette er ting, der vil være for sent i morgen. Disse spørgsmål skal behandles uden fejl og først og fremmest. Eisenhower antydede, at denne kolonne altid skulle være tom, fordi hvis du har en presserende opgave, vurderer du straks dens betydning og haster og begynder at udføre den. Forskellige uforudsete omstændigheder, force majeure, besøg hos lægen, presserende opkald kan indtastes i denne kolonne. Du er nødt til at prøve at gøre sådanne ting med det samme, bringe dem ind i denne kategori mentalt.
… Som regel er det disse aktiviteter, der mest påvirker produktiviteten af aktiviteten. Det er dem, der ofte udsættes for senere, hvorfor de hælder ud i haler og hastejob, og de kan sikkert overføres til kategori A. Dette er sager, der straks skal afsluttes, hvis der ikke er sager i kolonne 1.
Dette er ting, der synes umulige at afvise, men de bruger det meste af vores tid, mens de ikke bevæger os mod målet og ikke giver os nogen fordel. Tilfælde i denne kolonne skal gennemgås nøje. Er de din tid værd, skal du opfylde dem? Eisenhower rådede dig til at lede efter folk, der kan udføre disse opgaver for dig med samme succes eller bedre.
… Dette er de mest uproduktive ting at gøre. At sidde på sociale netværk, bladre gennem magasiner, se tv - det tager meget tid, hvilket giver et minimum af fordel. Hvis sådanne ting er blevet en vane, skal du gradvist slippe af med dem og reducere den tildelte tid.
Du vil være i stand til at distribuere dine anliggender korrekt ved at stille spørgsmålene: Er denne opgave vigtig? Hvad sker der, hvis du gør det i morgen? Hvad sker der, hvis du slet ikke gør det? På denne måde kan du prioritere at gøre de ting, du virkelig har brug for først og ikke spilde tid.
