I processen med at arbejde og forberede dokumenter tildeles deres godkendelse en vigtig rolle, som kan være intern, hvor dokumenter er godkendt af afdelingerne i organisationen selv eller eksternt, forbundet med godkendelse af dokumenter fra andre institutioner. Et juridisk korrekt aftalt dokument giver ret til at tage handlinger i henhold til love, normer og regler. Dokumenter, der har bestået godkendelsesproceduren, er forseglet eller stemplet.
Instruktioner
Trin 1
Arbejde som medarbejder i en organisation, hvis ansvar omfatter intern og ekstern godkendelse af dokumenter, er det nødvendigt at have klare oplysninger om, hvilke afdelinger i virksomheden der er ansvarlige for deres godkendelse.
Trin 2
Lav en liste over dokumenter, der skal godkendes i hele arbejdet. Vær klar over de afdelinger, der er ansvarlige for deres godkendelse. Lav en tabel, der angiver de typer dokumenter, der er underlagt obligatorisk godkendelse, afdelinger, der er ansvarlige for dette arbejde, stillinger, efternavne, navne, medarbejdernes patronymics, deres telefoner og e-mail-adresser.
Trin 3
Beslut det dokument, der skal godkendes. Lav en plan med angivelse af rækkefølgen, hvor du kontakter afdelingerne i din organisation. Find ud af fristerne for afslutningen af arbejdet ved at tale med hver medarbejder i alle divisioner i virksomheden, der er ansvarlige for godkendelsen af dokumentet.
Trin 4
Vær opmærksom på vilkårene for dokumentets godkendelse, svar hurtigt på eventuelle ændringer, der er foretaget af det af en medarbejder i afdelingen. Hvis du er i tvivl om redigeringerne af dokumentet, skal du sørge for at konsultere organisationens specialister og afklare alle nuancer. Dette hjælper med at reducere godkendelsestiden i fremtiden og giver dig mulighed for lovligt at udarbejde dokumentet korrekt.
Trin 5
Efter at have godkendt godkendelsesproceduren anbringes et visum i dokumentet i hver afdeling i organisationen. Det kan være et afdelingstempel eller et”godkendt” stempel med angivelse af medarbejderens position, navn og underskrift. Sørg for, at hver medarbejder, der er ansvarlig for godkendelse af dokumentet, underskriver det korrekt. Ellers underskrives det ikke af organisationens leder.
Trin 6
Det sidste link til at godkende dokumentet er lederen af virksomheden. Dokumentet anses kun for at være lovligt aftalt, hvis det er underskrevet af ledelsen, ansatte i alle afdelinger, virksomhedens segl eller stempel.
Trin 7
Når ekstern koordinering af dokumenter, der kræver godkendelse fra forskellige institutioner, skal du tjekke listen over organisationer, som du skal henvende dig til. Find ud af detaljerede oplysninger om afdelingerne, deres medarbejdere involveret i koordination. Ring til dem eller send en e-mail med angivelse af den krævede liste over dokumenter. Enig om en mødetid.
Trin 8
Forbered en liste over spørgsmål relateret til tidspunktet for godkendelse og proceduren for at foretage ændringer for medarbejderen i den institution, der er involveret i ekstern godkendelse af dokumenter. Afgiv en officiel erklæring i den foreskrevne form med angivelse af listen over dokumenter, der skal aftales. Kontroller tidspunktet for godkendelse af dokumenter og rigtigheden af deres udførelse.
