I en tid med computerteknologi kommunikerer partnere i stigende grad eksternt og foretrækker ikke at spilde tid på personlige møder og forhandlinger. Derfor er det ikke overraskende, at arbejdskorrespondance ikke er af ringe betydning i en moderne lederes liv. At holde det rigtigt er hver kontoransattes opgave.
Instruktioner
Trin 1
Hvis du på arbejde skal kommunikere med kunder eller leverandører, skal du selvfølgelig ofte skrive formelle breve. Dette er ikke så let som det ser ud ved første øjekast: forretningskorrespondance er fyldt med mange faldgruber, som skal omgåes for at bevare dit omdømme som en kompetent partner. Hvis det ikke er muligt at tage et kursus i forretningskorrespondance, skal du følge nedenstående regler.
Trin 2
Det officielle brev skal registreres. Gør dette, inden du begynder at kompilere det, og anbring nummeret i den plads, der er angivet for det (normalt i øverste venstre hjørne, under firmaets logo, hvis der er et). Angiv adressaten i øverste højre hjørne. Start med titlen, og sæt derefter efternavnet (eller efternavne, hvis brevet er beregnet til mere end en person). Positionerne skal være anført i en hierarkisk rækkefølge, dvs. først kommer for eksempel direktøren, derefter hans stedfortræder, derefter lederne for tjenester og afdelinger.
Angiv afsenderens titel og navn under adressaterne. Glem ikke: præpositionen "fra" bruges ikke i dette tilfælde; dette er en af de almindelige fejl! Angiv derefter emnet for brevet og datoen for kompilering. Emnet for brevet skal gøre det klart, hvad dette dokument vil tale om; anfør det klart og tydeligt.
Trin 3
Teksten til brevet begynder med en appel. Hvis det er rettet til en person, skal du ansøge om fornavn og patronym eller alternativt efternavn: "Kære Mr. Ivanov." Tillad under ingen omstændigheder fortrolighed i brevet, selvom du er personligt bekendt med adressaten og er i et forhold "på kort ben" med ham. Husk at dette er et officielt dokument, det skal arkiveres i arkivet og kan bruges i arbejde selv flere år senere.
Teksten til selve brevet skal være klar og forståelig. Spred ikke "tanker langs træet", udfyld ikke brevet med unødvendige detaljer, citer ikke kendte fakta. Intet er mere irriterende end spild af tid på at læse et dokument, hvis betydning kan sættes i 4 sætninger, men du skal læse 4 ark. Formuler dine forslag kort og forståeligt, hvis du har brug for forklaringer, skal du lægge dem i form af en vedhæftet fil og vedhæfte brevet.
