Nogle organisationer bruger forretningsbreve i deres arbejde. En af dem er et bekræftelsesbrev. Det sendes for at bekræfte modtagelsen af materiale, information og andre dokumenter. Det er udarbejdet skriftligt og i enhver form. Hvad er proceduren for udarbejdelse af dette brev?
Instruktioner
Trin 1
Lav bekræftelsesbrevet på organisationens brevhoved, selvfølgelig er det ikke nødvendigt, men det vil være bedre. I øverste højre hjørne skal du angive detaljerne for din organisation. Skriv nedenfor til hvem dette dokument er adresseret, for eksempel generaldirektør for Vostok LLC Ivanov Ivanovich.
Trin 2
Mange organisationer registrerer indgående / udgående meddelelser i logfiler, så det tilrådes at lægge korrespondanceens serienummer og datoen for kompilering ned. Efterlad også en tom linje for de samme adressatoplysninger.
Trin 3
Dernæst i midten skal du angive titlen, det vil sige emnet for brevet, for eksempel om en stigning i priserne på tjenester. Derefter skal du skrive navnet eller positionen på den person, du ansøger om, for eksempel Kære Mr. Ivanov. Husk, at ingen forkortelser er tilladt.
Trin 4
Skriv derefter formålet med brevet, for eksempel "Vi informerer dig om, at vi har læst din prisliste og er klar til at samarbejde i fremtiden."
Trin 5
Følgende er hoveddelen af brevet, men det er ikke nødvendigt. Her kan du specificere betingelserne, for eksempel når du accepterer samarbejde og anden information.
Trin 6
Dernæst kommer den sidste del af bekræftelsesbrevet, hvis indhold afhænger af graden af din bekendtskab med adressaten. Disse kan være sætninger: "Med venlig hilsen …", "Med venlig hilsen din …" eller "Med bedste ønsker… ".
Trin 7
Vedhæftede filer kan tegnes til bekræftelsesbrevet, for eksempel grafer, eventuelle beregninger. Dette gøres for ikke at fylde brevet med unødvendige oplysninger og så det er let at læse. I teksten skal du bare henvise til disse kilder.
Trin 8
I slutningen af brevet skal hovedet anbringe organisationens underskrift og forsegling. Send dit forretningsbrev via mail eller aflever det personligt. Nogle mennesker bruger e-mail til dette, hvilket sparer tid betydeligt.
