Reglerne for forretningsetikette kræver ikke at efterlade ubesvarede breve modtaget fra kolleger og partnere. En særlig rolle i officiel korrespondance hører til bekræftelsesbrevet. Dette dokument løser foreløbige aftaler, fakta om modtagelse og transmission af information, ønsket om at deltage i en bestemt begivenhed osv. Der er veletablerede nøglesætninger for hver type bekræftelsesbrev.
Instruktioner
Trin 1
Forbered en standard A4-form til at skrive et bekræftelsesbrev. Sørg for at placere oplysninger om din organisation i øverste venstre hjørne: fuldt navn, juridisk adresse med postnummer, kontaktnumre, OGRN (primært statsregistreringsnummer) og andre oplysninger. I øverste højre hjørne skal du angive adressatens data: modtagerorganisationens navn, position, efternavn og initialer på den person, som bekræftelsesbrevet sendes til, fuld postadresse.
Trin 2
Formuler titlen på din e-mail. Dette vil gøre det lettere for modtageren at identificere det og gøre det lettere at organisere i din organisations arkiver. Titlen skal være kort og informativ, for eksempel: “Ved modtagelse af en leveringsaftale fra LLC“NNN”eller“Ved bekræftelse på deltagelse på seminaret 02.02.2002”. Skriv overskriften til venstre under detaljerne i din organisation.
Trin 3
Afvig 2-3 linjer fra overskriften, og skriv en besked til adressaten. Brug standardformularen til officiel adresse til forretningspartnere: "Kære Ivan Ivanovich!" eller "Kære Mr. Ivanov!"
Trin 4
I hoveddelen af bekræftelsesbrevet skal du kort beskrive det faktum, at din organisation har modtaget dokumenter, varer, tjenester fra adressaten. Formuleringen skal være lakonisk og ikke overstige 1-2 sætninger: "AAA LLC bekræfter modtagelse af 2 (to) eksemplarer af leveringsaftalen dateret 12.02.2011 nr. 34".
Trin 5
Hvis brevet bekræfter de tidligere opnåede aftaler, skal du kort beskrive deres essens. For eksempel fandt der en samtale sted mellem generaldirektørerne for virksomhederne, hvori de udtrykte deres hensigt om gensidigt fordelagtigt samarbejde, der blev opnået under forhandlingerne den 29. januar 2010. Send de nødvendige dokumenter til at indgå en aftale."
Trin 6
Afslut bekræftelsesbrevet med en sætning, der udtrykker taknemmelighed og håb om et langsigtet samarbejde. Hvis det er nødvendigt, kan du også anmode om yderligere oplysninger eller dokumenter i slutningen af brevet: "Vi bekræfter vores deltagelse i seminaret om miljøproblemer den 23. maj 2008. Send deltagerens spørgeskema til vores adresse."
Trin 7
Udskriv brevet i to eksemplarer og underskriv med organisationens leder. Du sender en kopi til adressaten via mail, den anden - anbringes i dit eget arkiv til opbevaring.
