I øjeblikket kan ingen seriøs virksomhed klare sig uden forretningskorrespondance, så det er yderst vigtigt at beherske dets færdigheder i det moderne samfund. Desuden er disse færdigheder nødvendige ikke kun for virksomhedsejere, men også for almindelige medarbejdere, der kan korrespondere med virksomhedens partnere.
Instruktioner
Trin 1
Fokuser på formålet med korrespondancen, og hold dig til det i brevet. For at gøre dette er det først og fremmest nødvendigt at forstå, at enhver kommunikation forfølger behovet for at informere samtalepartneren eller hans overbevisning. Afhængig af en bestemt situation kan vægten flyttes til den ene side.
Trin 2
Skab et positivt forretningsbillede i samtalepartnerens øjne. Under ingen omstændigheder bør dette skridt forsømmes eller behandles med uagtsomhed, da den dannede holdning til afsenderen af brevet efter endda en kort læsning forbliver i adressatens hukommelse i lang tid. Forretningsbillede af et brev er påvirket af seks hovedkriterier, såsom: det korrekte valg af emnet for brevet, svartiden på brevet, den korrekte personlige appel, udtrykker taknemmelighed for at læse brevet, slutter brevet på en positiv note og den korrekte signatur fra afsenderen.
Trin 3
Dann en loyal klientholdning til dig selv eller din virksomhed i brevet. Ifølge marketingfolk kommer ca. 80% af virksomhedens overskud fra dets faste kunder, så deres krav skal behandles med særlig omhu. For at øge loyalitet hos faste kunder, skal du kontrollere følgende tre punkter i brevet: Vær opmærksom på klientens behov, brug adressatens ordforråd i brevet og følg adressatens logik. Kun ved at komme tættere på klienten vil afsenderen være i stand til fuldt ud at tilfredsstille hans ønsker.
Trin 4
Del brevet i semantiske komponenter. I dette tilfælde lyder det mere overbevisende for adressaten. Der er tre sådanne komponenter: information om, hvad afsenderen tilbyder, en klar besked om, hvordan adressaten vil have gavn, og overbevisende argumenter for at bevise hovedpunkterne i brevet.
Trin 5
Strukturer sætninger, så de klart svarer til normerne for det sprog, de er skrevet på. Denne stavefunktion påvirker en persons opfattelse af information. Arranger sætningens medlemmer i den mest accepterede rækkefølge for et bestemt sprog. Sætningerne i sig selv skal være kortfattede og lette at forstå. Placer ekstra mellemrum mellem afsnit for at gøre det lettere for læseren at forstå informationen.
