Arbejdsgiveren kan gøre sig bekendt med sine medarbejderes rejseplan på flere måder. Ofte udsteder personaletjenester et særligt bekendtgørelsesark eller udfylder den sidste kolonne i selve dokumentet.
Et af ansvarsområderne for enhver arbejdsgiver er rettidig kendskab til medarbejdere med lokale handlinger, der udstedes i virksomheden og er direkte relateret til deres aktiviteter. Manglende overholdelse af denne forpligtelse kan føre til administrativt ansvar samt skabe yderligere problemer i forholdet til medarbejderne. Det er grunden til, at ledere og personaletjenester i virksomheder gør arbejdere bekendt med sådanne dokumenter mod underskrift, hvilket også er nedfældet i arbejdslovgivningen. En af de lokale handlinger af den udpegede type er medarbejderferieplanen, som to metoder kan bruges til: udarbejdelse af et separat bekendtskabsark eller indsamling af medarbejderunderskrifter direkte på selve tidsplanen.
Udarbejdelse af et medarbejderbekendtgørelsesark
Oprettelse af et separat dokument kaldet en bekendtgørelse er en universel måde at kommunikere information om ferieplanen til medarbejderne. Denne type underretning bruges af de fleste organisationer, og bekendtgørelsens hovedopgave er at få en skriftlig bekræftelse fra medarbejderne om, at de har læst dokumentet. Derfor kan dette dokument udarbejdes i enhver form, men det skal angive detaljerne i ferieplanen for det tilsvarende kalenderår samt navnene på medarbejderne og indsamle deres personlige underskrifter. Efternavne og underskrifter placeres normalt i form af en tabel, hvilket forenkler tilrettelæggelsen af proceduren til fortrolighed med lokale handlinger.
Indsamling af medarbejderes underskrifter på ferieplanen
Nogle HR-afdelinger foretrækker at indsamle medarbejderes underskrifter om fortrolighed med ferieplanen direkte på dette dokument. Formen for ferieplanen er samlet, men med henblik på at underrette medarbejderen bruges ofte den sidste uopfordrede kolonne i dette dokument, der kaldes "Note". Da alle data for hver medarbejder i tidsplanen samt start- og slutdatoer for hans ferie i det næste kalenderår i denne lokale handling allerede er opdelt i separate linjer, er den personlige underskrift i den sidste kolonne i den tilsvarende linje bekræfter automatisk, at medarbejderen er bekendt med dokumentet. Denne metode til kommunikation af information er ikke forbudt hvor som helst, men den bruges relativt sjældent.
