Der udstedes et stort antal ordrer hver dag. Det er ofte nødvendigt at gøre de involverede arbejdere fortrolige med dem. F.eks. Udarbejdes ordrer på personale på standardiserede formularer, der har linjen "Bekendt". Ignorering af dette krav kan føre til uønskede konsekvenser, op til retssager og annullering af den udstedte ordre.
Instruktioner
Trin 1
Beslut hvem der er ansvarlig for fortrolighed i virksomheden. Oftest er dette en medarbejder i personaleledelsesafdelingen og en sekretær eller kontorist. Den første skænker arbejdere med ordrer til personale. Dette er ordrer til optagelse, overførsel, overførsel, orlov, forfremmelse og afhentning osv. Dette skal ske inden for 3 arbejdsdage. Der registreres en fortrolighed under ledelsens underskrift: medarbejderens personlige underskrift anbringes, datoen for fortrolighed.
Trin 2
Sekretæren bekender medarbejderne med ordrer til virksomhedens hovedaktiviteter. Så det er for eksempel nødvendigt at gøre de involverede arbejdere fortrolige med ordrer om oprettelse af forskellige kommissioner, om gennemførelse af inspektioner, om indførelse af nye bestemmelser osv. Hvis et stort antal personer er genstand for bekendtgørelse, er det tilladt at tegne det på et separat ark - et tillæg til ordren. Det skal angives på den, at dette er en "liste over fortrolighed med rækkefølgen af 17.06.2009 №196". Resten af kravene er de samme - den kendte medarbejders underskrift og datoen for kendskabet.
Trin 3
Der er situationer, hvor det er vanskeligt at opfylde dette krav. For eksempel, hvis medarbejdere arbejder og bor i betydelig afstand fra administrationen af virksomheden, eller medarbejderen nægter at gøre sig bekendt med ordren, kan den ikke findes til fortrolighed osv. Så hvordan man kommer ud af situationen, hvis strukturel enhed er placeret i et andet område? I dette tilfælde er der behov for fjernmetoder til transmission af information. Det kan være e-mail, fax eller afdelingsekspedition. I dette tilfælde falder det direkte ansvar for fortrolighed med ordrer på skuldrene til lederne af fjerntliggende strukturelle divisioner.
Trin 4
I det samme tilfælde, når medarbejderen nægter at gøre sig bekendt, udarbejdes en handling med afslag på at underskrive ordren. I dette tilfælde skal to forudsætninger være opfyldt: medarbejderen skal udtrykke sit afslag bestemt og i nærværelse af flere personer; handlingen er underskrevet af mindst tre vidner. En tilsvarende indtastning foretages i ordren.
Trin 5
Det sværeste tilfælde opstår, når en medarbejder ikke går på arbejde, ikke svarer på telefonopkald og er fraværende fra bopælsstedet. Arbejdsgiveren bør benytte enhver lejlighed til at finde medarbejderen og straks sende ham et meddelelsesbrev.
