For at udarbejde en korrekt rapport er det nødvendigt klart at definere formålet med rapporten og dens form. Rapporten er sammensat i flere faser, så du korrekt kan fremhæve nøglepunkterne.
Nødvendig
Rapport omrids, rapport formål
Instruktioner
Trin 1
Du er nødt til at nærme sig denne proces ansvarligt og være særlig opmærksom på formålet med rapporten. For at rapporten kan udarbejdes korrekt, er det først og fremmest nødvendigt at besvare spørgsmålet: "Hvorfor udarbejdes rapporten". Kun i dette tilfælde vil du tage højde for alle "faldgruber". Der kan være flere svar på dette spørgsmål. Nogle af dem er: • Rapporten skal informere eller forklare;
• Rapporten udarbejdes med henblik på anbefaling;
• Rapporten skal motivere eller overtale;
• Rapporten kan fortsætte debatten eller forstærke den forrige besked / diskussion;
• Rapporten kan være en del af en instruktion.
Trin 2
Forretningsrapporttype Beslut dig for den type forretningsrapport, du har brug for i denne særlige sag. Forretningsrapporten kan indsendes: • Skriftligt og mundtligt;
• Formel og uformel;
• I traditionel form og i original form;
• I en side og i flere bind, desuden kan rapporten udarbejdes internt eller kan udføres af outsourcede konsulenter.
Trin 3
Sammensætning af rapporten Titelside. Rapportens titel, det fulde navn og position for den person, som rapporten er beregnet til, det fulde navn og position for den person, der har udarbejdet rapporten, er angivet her. I denne del skal du angive formålet med rapporten eller arten af det stødte problem. Hvis du agter at udarbejde en lang rapport, kan introduktionen omfatte en rapportoversigt. I denne del af rapporten skal du give alle oplysninger, der er relevante for formålet med rapporten eller det problem, der skal dækkes. I den sidste del af rapporten er det nødvendigt at angive de konklusioner, der drages på baggrund af de modtagne oplysninger.
Trin 4
Rapportformatering Når du formaterer en rapport, skal du bruge forskellige måder. Adskil afsnit med mellemrum for at gøre læsning af dokumentet meget nemmere. Skriftstørrelse og type. Vælg en skrifttype, der er optimal til læsning. Underoverskrifter kan vælges ved at ændre skriftstørrelsen. Kursiv, fed, understregning og specialtegn fremhæver nøglepunkter i rapporten. Ved at opdele teksten side for side kan du fokusere læsernes opmærksomhed på vigtige punkter.
