Når der er akkumuleret for mange dokumenter, og de er i en bunke, kan det være svært at finde ud af, hvad der refererer til hvad. At finde det rigtige dokument er endnu sværere. For at løse dette problem skal du organisere dine dokumenter. Den beskrevne metode er ikke kun velegnet til at organisere dokumenter på papir, den er ganske anvendelig til dokumenter i elektronisk form, selvfølgelig med mindre antagelser.
Instruktioner
Trin 1
Det er nemt at organisere dine dokumenter, selvom der er for mange af dem. Gå gennem alle tilgængelige dokumenter, og lav en liste over de kategorier, som du vil sortere dem efter. Find ud af, om der vil være underkategorier på denne liste. For eksempel kan man i den generelle kategori af kontrakter skelne mellem kontrakter om levering og levering af tjenester. Bland ordrerne skal du fremhæve de generelle ordrer vedrørende virksomhedens aktiviteter og personaleordrer.
Trin 2
Når listen over kategorier er færdig, skal du bestemme, hvordan og hvor du placerer dokumenterne. Enig med ledelsen om omkostningerne ved køb af kontorartikler (mapper, filer, farvede klistermærker), fordi det er mere behageligt at sortere og distribuere dokumenter, hvis du ikke behøver at rode med gamle smuldrende mapper.
Trin 3
Sorter de tilgængelige dokumenter efter den liste, du har samlet. Anbring dem i separate stakke. Skriv om nødvendigt på dem med en blyant eller stick et klistermærke (for ikke at blive forvirret under sorteringsprocessen).
Trin 4
Evaluer, om dokumenter i en kategori (underkategori) passer i mappen og arkiver dem. Det er bedre at arrangere dokumenter i henhold til datoen for deres forberedelse. I det daglige arbejde arkiveres som regel dokumenter, når de oprettes, med de nyeste dokumenter øverst. Når du overfører sager til arkivet, ændres rækkefølgen (øverst er det tidligste dokument nederst - senest inden oprettelsesdatoen).
Trin 5
Hvis du arkiverer dokumenter fra forskellige år i den samme mappe, skal du visuelt adskille det ene år fra det andet med et farvet klistermærke eller et større ark. Sådanne bogmærker gør det meget lettere at finde det ønskede dokument i fremtiden.
Trin 6
Lav en vedhæftet fil til det næste dokument.
Trin 7
Hvis det er nødvendigt, skal du oprette et register over alle mapper med dokumenter, der angiver indholdet i hver mappe, datoen for oprettelsen og vedligeholdelsens afslutning, lagerplaceringen osv. Arranger mapperne, så det er bekvemt at bruge dem, og du behøver ikke at "bryde igennem" dem gennem et ton papiraffald.
