De fleste organisationer har dokumenter gemt i årtier. For at forhindre, at dine værdipapirer går tabt eller krøllet, skal du arkivere dem i plast- eller hardboardmapper. Inden du gør dette, skal du sørge for at tildele sit eget nummer til hver kontrakt. Dette gør det lettere at finde det, når det er nødvendigt.
Instruktioner
Trin 1
For at nemt finde den rigtige kontrakt skal du oprette en bogføring. Tag en tyk firkantet notesbog. Nummer det første ark. Giv sikkerheden et nummer, og skriv det ned i denne journal. Nummeret kan kun bestå af tal, for eksempel 345. Eller have bogstaver - 123-ID. Ud over det skal du angive datoen for kontraktens indgåelse. Linjen i tidsskriftet skal se sådan ud: 1. Kontrakt nr. 345-Id dateret 23.3.2011. Angiv essensen af transaktionen i noterne, hvis det kræves af virksomhedens dokumentation.
Trin 2
Når der er mere end en juridisk enhed i organisationen, skal du udarbejde deres egen kontraktjournal for hver. Brug konventionelle symboler til betegnelse. Skriv f.eks. Dokumenterne fra LLC "Three Bears" ned som 456-TM. Og markér kontrakterne fra OJSC "Ulv og rødhætte" 876-VKSH. Tallene skal anføres i notesbøgerne, så der ikke er nogen forvirring.
Trin 3
Selvom hver afdeling i virksomheden beskæftiger sig med udførelse og godkendelse af dokumenter, skal der være en bog med bogføring af kontrakter. Ellers gentages antallet af dokumenter, hvilket bringer uoverensstemmelse med virksomhedens aktiviteter. Instruer sekretæren eller kontorchefen om at føre denne journal. Giv ikke medarbejderne et segl eller underskriv med administrerende direktør, før det er tildelt et identifikationsnummer.
