Fremskridt står ikke stille. Og nu, i planlægnings- og designafdelingerne i virksomheder og organisationer, er det mindre og mindre almindeligt at finde aflejringer af mapper på medarbejdernes skriveborde, hvilket indikerer, at der arbejdes intenst med tidsplanen for arbejde med projekter. Med kontorapplikationen Microsoft Project kan du opnå meget mere meningsfulde resultater på kortere tid med kun fem grundlæggende trin.
Instruktioner
Trin 1
Start med trinnet med at definere handlinger. Identificer alle de opgaver, der kræves for at gennemføre projektet. Skriv alle opgaver ned. Indtast de resultater, der skal opnås, i feltet Arbejdsfordelingsstrukturer. Programmet skal vise en kæde af sekvenser af handlinger for at få arbejdet gjort. Hvis der ikke er nok information endnu, skal du henvende dig til databaser for at indsamle de manglende data. På dette tidspunkt kan du dog begrænse dig til de oplysninger, du allerede har, eller bruge WBS.
Trin 2
Opret nu en række handlinger med afhængigheder. Alle afhængigheder af relaterede opgaver identificeres. Alt dette registreres af programmet i arbejdsplanen. Analyser hver opgave for at identificere typer afhængigheder af yderligere projektopgaver.
Trin 3
På dette stadium identificeres ressourcer og deres tilgængelighed til projektet. Bemærk, at i virkeligheden ikke alle mulighederne for deres brug kan være involveret, ligesom ikke alle medlemmer af gruppen er med i programmet. Tildel ressourcer til hver enkelt opgave (for eksempel ved hjælp af et Gantt-diagram). Klik på listen i kolonnen Ressourcenavne på det laveste punkt i WBS, og vælg et muligt gruppemedlem. Undgå at tilføje mere end en ressource til hver opgave. Arbejdsplanen vil naturligvis være længere, men ved at bruge den vil du være i stand til bedre at kontrollere sporing af ressourcer i løbet af projektet.
Trin 4
På dette tidspunkt estimeres varigheden af hver opgave (dvs. antallet af arbejdsperioder, der kræves for at fuldføre den). Når du arbejder i Microsoft Project, kan varigheden indstilles i måneder, uger og dage. Skel mellem varighedstyperne, da valget af hver af dem efterfølgende vil påvirke tilgængeligheden af ressourcer og den forventede afslutningstid for projektet.
Trin 5
I sidste fase udføres analysen af arbejdsplanen og overvejes alle sekvenser, varigheder og obligatoriske begrænsninger på tidsplanen. Formålet med scenen vil være at kontrollere tidsplanens rigtighed. Kontroller, om varigheden er korrekt. Juster ressourceallokering (helst manuelt) for at gøre projektopgaverne realistiske.
