Organisering af en konference kræver omhyggelig forberedelse. Ved at opdele denne proces i faser kan du minimere arbejdsomkostningerne på et højt niveau af begivenheden.
Nødvendig
Computer med internetadgang og hjælpeprogrammer til byen, telefon
Instruktioner
Trin 1
Beslut om emnet for konferencen, antallet af potentielle deltagere, timing og undervisere. Forhandle med undervisere for at få samtykke til at tale.
Trin 2
Baseret på emnet og det planlagte antal deltagere er det nødvendigt at vælge indstillinger til konferencelokalerne. Disse kan være kulturhuse, konferencesale på hoteller, restauranter, fritidscentre og mere. Valget udføres ved hjælp af en søgning på Internettet og forskellige bybøger, baseret på de opnåede data, dannes en tabel over potentielle steder, der angiver navn, adresse, telefonnummer, antal steder, omkostninger og tilgængelighed af nødvendigt udstyr (f.eks. en projektor, skærm, mikrofon).
Trin 3
Ring til den resulterende database med potentielle steder, og afklar, hvis det er muligt, på de ønskede dage omkostningerne ved leje, tilgængeligheden af yderligere tjenester (for eksempel organisering af et buffetbord). Som et resultat skal du vælge et sted og en dato.
Trin 4
Udvikl en corporate stil til konferencen (symbol, slogan, farver osv.), Og vælg de nødvendige produkter (brandede notesbøger, penne, invitationer, T-shirts og mere). Bestil produkter til begivenheden i souvenirvirksomheder. Dann også det planlagte program.
Trin 5
Send invitationer til potentielle deltagere på brevhoved via e-mail eller ved hjælp af en ikke-standard løsning ved hjælp af en kurer / mail (for eksempel til en konference om blomster i form af en blomst lavet af stof på et design pap).
Trin 6
Registrering af deltagere, detaljer om programmet, hjælp til overførsel og valg af bolig (om nødvendigt). Arbejde med underleverandører til organisering af et buffetbord, fotografering og mere.
Trin 7
På tærsklen til arrangementet skal du kontrollere hallens parathed - udstyr, souvenirs, tilrettelæggelse af et buffetbord og meget mere.
Trin 8
Under arrangementet er det nødvendigt at koordinere underleverandørernes arbejde: promotorer, cateringtjenester, fotografer og mere.
Trin 9
Efter konferencen, send en e-mail på brevhoved taknemmelighed for deltagelse i arrangementet, du kan bede om feedback.
