I en travl arbejdsplan kan det være svært at skære tid ikke kun til frokost, men også til en pause på fem minutter. Arbejde i en nødstilstand fører ikke kun til fysisk træthed. Psykologisk ubehag opbygges, hvilket kan forårsage depression. Derfor er det nødvendigt at kompetent organisere arbejdsdagen for at klare at udføre opgaver uden hyperindsats.
Time Management Matrix - Hvordan man bygger det
Det mest populære middel til at optimere arbejdstiden er Eisenhower Matrix. Dette er den første ting, der læres at kompensere i træning i tidsstyring. I en simpel firecelletabel skrives opgaver opdelt efter prioritet. I øverste venstre firkant - presserende og vigtigt. Dette inkluderer løsning af akutte krisearbejdsmomenter, presserende opgaver, projekter, hvis deadlines nærmer sig. Øverst til højre - vigtige, men ikke så presserende sager. Dette planlægger nye projekter, evaluerer effektiviteten af afsluttede, aktuelle hverdagsopgaver og identificerer nye aktivitetsområder. Nederste venstre celle - opgaver, der er mindre vigtige, men presserende. Dette inkluderer telefonsamtaler, nogle møder, overvejelse af presserende materialer, sociale aktiviteter. Og den sidste nederste højre celle - vigtige spørgsmål og ikke presserende. Dette er rutinearbejde, nogle opkald, underholdning.
Den mest effektive arbejdsdag anses for at være den, hvor den øverste højre firkant fyldes maksimalt - med forhold, der er vigtige, men ikke presserende. Det betyder, at der er tid til at fuldføre alle tildelte opgaver, alt går efter planen, og der er ikke planlagt nogen nødsituation. Hvis den øverste venstre firkant er fuld, betyder det, at mange opgaver er blevet udsat "til senere", og nu skal du rydde op i den akkumulerede bunke af presserende og meget vigtige sager. Samtidig akkumuleres ting, der er vigtige, men ikke presserende, som også skal gøres, men der er ikke tid til dette. Og efter afslutningen af nødsituationen dannes den næste på grund af det faktum, at de tidligere ikke presserende sager for længe siden har nærmet sig fristerne for deres gennemførelse.
For at forhindre en sådan udvikling af begivenheder er det nødvendigt at kompilere Eisenhower-matrixen regelmæssigt og ikke kun på en arbejdsdag. De mest effektive ledere gør dette flere gange. I slutningen af måneden - den næste, distribuere hovedopgaverne til cellerne. I slutningen af ugen - den næste, spred det aktuelle arbejde i firkanterne og foretag justeringer. Og inden slutningen af arbejdsdagen - den næste, udarbejdelse af en plan for primære forhold. En sådan fordeling af ansvarsområder vil tage fem til ti minutter og giver dig mulighed for ikke at rakke hjernen over, hvilke ting du skal gøre først, og hvilke - senere.
Konstant knas - hvad skal man gøre?
Hvis tingene hober sig op og akkumuleres, og otte timers arbejdstid ikke er nok til at udføre alle opgaverne, er det værd at overveje at delegere autoritet. Måske er der sat for mange opgaver, som ikke kan løses af en medarbejder. Denne situation er værd at afklare for ledelsen. For at gøre dette skal du oprette en opgaveliste med underemner - hvad du skal gøre for at fuldføre opgaven. Bedre endnu, planlæg den brugte tid. Dette vil tydeligt vise chefen, at det er urealistisk at klare hele mængden af arbejde for en person. I dette tilfælde kan en del af opgaverne fjernes fra lederen og overføres til en anden medarbejder.
