Nomenklaturen er en liste over alle sager, der udgør arkivet og nyligt åbnes i en bestemt organisation, bragt ind i systemet. Den skal angive sagsindekset, navnet og de fastlagte vilkår for opbevaring.
Varianter af nomenklatur
I kontorarbejde er der tre hovedtyper af nomenklatur: standard, omtrentlig og individuel. Standarden er oprettet ved føderal lov og fungerer som model til udarbejdelse af nomenklaturen i organisationer af samme type. Den omtrentlige nomenklatur inkluderer ikke et strengt normaliseret antal sager. Den indeholder en liste over sager, der anbefales til åbning med deres indekser. Ovenstående typer nomenklatur er udarbejdet i statslige og kommunale organisationer og institutioner. Medarbejdere i private organisationer på grundlag af lovpligtige dokumenter, rapporteringstyper, arbejdsplaner osv. der udvikles en individuel sagsliste. Det inkluderer hele volumen af virksomhedens dannede sager.
Proceduren for udarbejdelse af nomenklaturen
Hvert år udarbejdes en ny nomenklatur over sager på baggrund af den gamle. Desuden er alle dokumenter underlagt revision. En vigtig komponent i nomenklaturen er sags holdbarhed. På dette grundlag skelnes der mellem tilfælde af midlertidig, langvarig og permanent opbevaring. Løbetiden for midlertidige lagringsfiler er mindre end ti år, langvarig lager er mere end ti år. For dokumenter med en udløbet opbevaringsperiode udarbejdes en opgørelse, der angiver dokumentets serienummer, navn, oprettelsesår, antal ark og anden information i udtrykkeligt leverede tilfælde. Når opgørelsen er udarbejdet, kan disse dokumenter ødelægges.
Strukturelt er nomenklaturen repræsenteret af sektioner, underafsnit. Denne opdeling er dog typisk for offentlige organisationer og institutioner. I private organisationer er denne opdeling betinget og fremhæver snarere hovedområderne i deres aktiviteter i stedet for at afspejle forholdet mellem magt og underordning.
Nomenklaturtabellen består af fem kolonner: den første indeholder sagens indeks, den anden - navnet på sagen, den tredje - antallet af sider (angivet i slutningen af indeværende år), den fjerde - lagringsperioden oprettet ved lovgivningsmæssige retsakter, den femte - noter vedrørende indledning af sagen, optagelse i opgørelsen med henblik på destruktion osv.
Tilfældet med langvarig og permanent opbevaring inkluderet i nomenklaturen bør ikke være mere end to hundrede og halvtreds sider. Hvis antallet af landsbyer overstiger normen, anbefales det at opdele sagen i to eller flere.
Den sammensatte sagsnomenklatur skal aftales med arkivafdelingen og underskrives af organisationens leder.
