Korrekt opbevaring af dokumentation undgår problemer med at finde de rigtige kontrakter. Efter at have brugt lidt tid på at arkivere værdipapirer, vil du være sikker på, at de nødvendige altid er ved hånden sikkert og sundt.
Instruktioner
Trin 1
For at nemt finde det dokument, du har brug for, skal du oprette en bogføring. Giv kontrakten et nummer, og indtast det i denne notesbog. Ud over serienummeret skal du skrive datoen for kontraktindgåelsen ned. Linjen i tidsskriftet skal se sådan ud: 1. Kontraktnr. 987DL dateret 23.03.2010. Ved siden af, i noterne, angiver essensen af kontrakten, hvis det kræves af virksomhedens arkivstil.
Trin 2
Opret for hver juridisk enhed, hvis der er flere af dem i organisationen, sit eget register over dokumenter. Brug konventionelle symboler til at betegne dem. Indtast for eksempel kontrakter fra LLC "Funny Pictures" som 987ВК. Og kontrakterne fra OJSC "Murzilka" markerer 987M. Tildel numre strengt for at undgå forvirring.
Trin 3
Indgiv kontrakten først i en mappe, efter at den har gennemgået alle stadier af godkendelse, er underskrevet af begge parters generaldirektører, og alle segl er blevet sat. Vælg bindebånd for at holde dine dokumenter sikre. Opret en separat mappe for hver juridisk enhed.
Trin 4
For at indsætte kontrakten i bindemidlet skal du forsigtigt fjerne papirclipsen, der forbinder arkene. Punch nye huller med en hul punch. Indsæt dokumentet i en mappe, og fastgør det med metaltrender. Adskil en kontrakt fra en anden med et tomt A4-ark.
Trin 5
Der er en anden måde at arkivere dokumenter på. Køb et sæt gennemsigtige filer. Placer hver kontrakt i et separat omslag, og fastgør den i en mappe.
Trin 6
Indsæt ikke for mange kontrakter i en mappe - arkene kan krølles. Bindemidlet skal let lukke, så papiret ikke kigger ud.
Trin 7
Læg en separat hylde til side til opbevaring af mapper med dokumenter. Ved slutningen af bindemidlet skal du angive året og den juridiske enhed, som kontrakterne udfærdiges for. På denne måde kan du hurtigt finde de kontrakter, du har brug for, hvis det er nødvendigt.
Trin 8
Det er ikke nødvendigt at opbevare mapper med dokumenter, der blev afsluttet for tre til fire år siden. Læg dem i tætte papkasser, underskriv året og den juridiske enhed, der ejer kontrakten. Send pakkerne til lageret. Find et tørt opbevaringsområde. Fugt kan dræbe værdipapirer.
