Når man udarbejder personaleordrer, er det nødvendigt at være meget opmærksom på deres juridiske betydning. For at være juridisk bindende skal de indeholde et antal nødvendige detaljer, herunder registreringsindeks eller med andre ord dokumentnummeret. Reglerne for registrering af ordrer bestemmes af institutionens lokale dokument, men der er også generelle regler.
Instruktioner
Trin 1
Sekvensnummeret på ordren for personale er også dets registreringsnummer (indeks). Nummereringen af alle ordrer (ordrer) til personale skal holdes separat i løbet af kontoråret for hver gruppe administrative dokumenter i særlige registreringsformularer.
Forretningsåret falder normalt sammen med kalenderåret (1. januar - 31. december). Men der er undtagelser, for eksempel kulturinstitutioner, uddannelse osv., Hvor kontoråret begynder den 1. september.
Trin 2
Til at begynde med skal du differentiere alle ordrer i separate grupper. Opdel papirer efter deres holdbarhed i dokumenter til langtidsopbevaring og dokumenter til kortvarig opbevaring.
I store organisationer med et stort antal medarbejdere skal du for nemheds skyld vælge flere grupper om et homogent emne inden for rækkefølgen af ordrer med samme opbevaringsperiode.
For eksempel kan dokumenter til langtidsopbevaring opdeles i grupper: ordrer om optagelse, afskedigelsesordrer, overførselsordrer. Og papirer til kortvarig opbevaring kan differentieres i serier: ordrer til ferier, ordrer til forretningsrejser.
I organisationer med et meget stort antal medarbejdere er det undertiden nødvendigt at udvikle bogstavbetegnelser for ordrer for hver personalkategori.
Trin 3
Desuden skal du registrere hver af disse grupper af ordrer på personale i specielle former. Som registreringsformular kan du bruge en journal, registrerings- og kontrolkort eller et elektronisk dokumentstyringssystem. Hver af disse former har fordele og ulemper.
Registrerings- og kontrolkort og elektroniske arkivskabe, som normalt duplikerer hinanden, er mere bekvemme til organisering og søgning. Logfiler giver mere informationssikkerhed.
Registreringsformularer har ikke en streng standard, men indeholder normalt følgende oplysninger:
- datoen;
- ordrenes serienummer
- hvem underskrev (stilling, efternavn);
- et resumé af ordren
- base;
- kunstner.
Trin 4
For at nummerere ordrer efter ramme skal du bare se på den tilsvarende journal og tildele det næste indeks til dokumentet.
