Dokumenter er en integreret del af ethvert papirarbejde i en virksomhed eller organisation, uanset om det er privat eller offentligt. Dokumenter udfyldes, sorteres, sendes, accepteres osv. Hvis der er flere dokumenter, er det simpelthen nødvendigt at oprette et register - dette vil ikke kun forenkle arbejdet for kontorister og andre kategorier af arbejdere (økonomer, revisorer osv.), Men også ansatte i andre organisationer, hvis de accepterer dokumenter, du sender.
Instruktioner
Trin 1
Saml de nødvendige dokumenter i en kategori, dvs. dokumenter relateret til en type (bekræftende produktionsomkostninger, accept / salgsdokumenter osv.). Indsaml administrativ dokumentation separat: ordrer, dekreter, ordrer. Sorter dem efter forfatterskab (ordrer fra organisationens leder, ordrer fra afdelingsledere osv.).
Trin 2
Opret mapper til lagring af dokumenter, der allerede er sorteret, og arkiver alt i kronologisk rækkefølge. Lav en oversigt over hver mappe. Giv dem et lagernummer.
Trin 3
Opret en tabel baseret på dokumenterne med de relevante felter, og del arket i kolonner og rækker. Underskriv kolonnerne i henhold til formålet med dokumentet og dets funktionalitet. Husk samtidig, at registret skal indeholde omfattende oplysninger om dokumenterne, så du af en eller anden grund ikke behøver at åbne selve dokumentet igen og igen og studere det af en eller anden grund. Så for eksempel skal registeret over dokumenter, der bekræfter de afholdte udgifter, indeholde følgende kolonner: dokumentnummer, navn, dokumentindhold, beløb og markering ved returnering af dokumentet.
Trin 4
Til gengæld registret over dokumenter fra aktionærer i JSC, JSC osv. skal indeholde de nødvendige data til identifikation af alle personer, der er registreret i registret, fastlæggelse af deres rettigheder til aktier, ved modtagelse af indtægter fra aktier i personer, der er registreret i registret, indsamling af data om alle ejere af aktier samt oplysninger om modtagelse af dem alle slags meddelelser om møder og andre begivenheder.
Trin 5
Du skal være opmærksom på, at når du udarbejder et register over dokumenter for din bekvemmelighed og søgningshastighed i fremtiden, er det nødvendigt at holde alle poster i kronologisk rækkefølge.
Trin 6
Kun hvis dokumentregistret er kompileret korrekt, behøver du ikke bruge ekstra tid på at søge, du kan hurtigt og nemt finde det papir, du har brug for, sende den krævede anmodning eller anmeldelse og blot gøre dit job med høj kvalitet.
