Tjenestemænd, der er ansvarlige for udarbejdelse af kontrakter, bør være opmærksomme på detaljerne i brugen af faxunderskrifter. At ignorere lovens krav på dette område kan meget vel føre til sagsomkostninger og store økonomiske tab.
Hvad er en faxsignatur
En fax er et stempel, der trofast gengiver en persons håndskrevne underskrift. Normalt tjener det til at certificere en embedsmands autoritet. En sådan kunstig gengivelse af en signatur anerkendes af Ruslands civile lovgivning som en komplet analog af en håndskrevet signatur. Imidlertid er den nøjagtige betydning af udtrykket "fax" ikke angivet i lovgivningen.
En faxsignatur kan godt bruges til udførelse af individuelle dokumenter sammen med en håndskrevet underskrift. I nogle tilfælde er brugen af fax udtrykkeligt foreskrevet ved lov. Men antallet af sådanne situationer er lille. I praksis opstår spørgsmålet ofte: hvornår er brugen af denne type attesterende signatur tilladt, og i hvilke tilfælde er det bedre at afstå fra at bruge fax?
Juridisk kraft for en faxsignatur
Som hovedregel har en embedsmand ret til at bruge en faxsignatur, hvis den er direkte fastsat ved lov eller en særskilt aftale mellem parterne i transaktionen. Men hvis vi taler om registrering af skatte- eller regnskabsdokumenter, kræves der "live" underskrifter fra autoriserede personer.
Her er et eksempel. Russisk skattelovgivning indeholder ikke bestemmelser om brug af fakturaer, der er forseglet med en faxsignatur. Dette betragtes som en overtrædelse af den etablerede procedure til behandling af sådanne dokumenter. En faktura underskrevet af fax kan ikke være grundlaget for at acceptere skattebeløb til fradrag.
Civile transaktioner er en anden sag. Når du laver dem, kan du bruge en af typerne af signaturkopier. Men dette skal leveres ved lov eller skrives i parternes aftale.
Selve proceduren for brug af fax i lovgivningen er ikke specificeret. Af denne grund er den aftale, der er udarbejdet af parterne, det grundlag, hvorpå der opnås enighed om retten til at bruge en faxsignatur ved indgåelse af en aftale.
En aftale om proceduren for brug af en kopi af en underskrift kan udarbejdes i et separat dokument. Det er også tilladt at medtage en sådan betingelse i teksten til hovedaftaledokumentet. For at en faxsignatur skal være juridisk bindende, er det nødvendigt at føre en liste over de dokumenter, som parterne finder det muligt at underskrive ved hjælp af fax. Retten accepterer de kontrakter, der er certificeret på denne måde, som skriftlige beviser.
En variant er mulig, når muligheden for at bruge fax ikke er angivet i hovedaftalen, men virksomheden har udarbejdet en yderligere aftale til dette dokument og certificeret den med en kopi af underskriften. Retten kan godt træffe afgørelse om manglende overholdelse i denne sag af den skriftlige form for tillægsaftalen. Det vil ikke blive betragtet som en fange.
