Alle organisationens dokumenter skal opbevares i arkivet. For eksempel angiver skatteloven, at primære dokumenter, papirer, der bekræfter betaling af skat og andre, skal beskyttes i fire år. Men der er også sådanne dokumenter, der kan ødelægges efter et år, for eksempel ferieplaner. Bortskaffelse skal foretages efter handlingens udstedelse.
Instruktioner
Trin 1
For det første skal det bemærkes, at dokumenter, der "har tjent deres formål" kun kan indgås i loven, hvis perioden udløb inden 1. januar i året, hvor et sådant papir udarbejdes, dvs. dokumenter fra 2010, skal medtages i handlingen først i 2016.
Trin 2
Inden du udarbejder en handling og ødelægger dokumentationen, skal du oprette fortegnelser, der skal godkendes af organisationens leder og udarbejde en protokol.
Trin 3
Det tilrådes at udarbejde en handling i form af en tabel. Angiv organisationens detaljer i øverste højre hjørne. Skriv derefter "Jeg godkender" med store bogstaver nedenfor, i en regelmæssig linje, angiv nedenstående position (leder, generaldirektør osv.), Derefter efternavn og initialer. Angiv datoen for udarbejdelsen af handlingen, selv nedenfor.
Trin 4
Derefter angives formålet med for eksempel at fremhæve udløbne dokumenter til destruktion. Dernæst anfør årsagerne, for eksempel "baseret på listen over typiske organisationsdokumenter …"
Trin 5
Nedenfor er det sektion, der består af otte kolonner. Den første er serienummeret. Det andet er navnet på dokumentet, for eksempel ferieplaner eller korrespondance om arbejde med personale. Den tredje er slutdatoer, det vil sige de datoer, der er angivet i dokumentet sidst, for eksempel slutter ferieplanen i 2010, så du skal skrive "2010". Du behøver ikke at angive måneden her.
Trin 6
Dernæst kommer kolonnen med beholdningsnumrene, hvis de ikke er der, kan du lægge bindestreger ned. Sæt derefter indekset over sagen ned i henhold til nomenklaturen, for eksempel graf 05-20, hvor 05 er afdelingsindekset, og de to anden cifre er sags ordinære nummer.
Trin 7
Derefter skal du angive antallet af lagerenheder, for eksempel kan grafen være i en enkelt kopi, men korrespondancen med rammer er i flertal. Udfyld derefter feltet med opbevaringsperioder i henhold til referencebogen. I slutningen udfyldes om nødvendigt kolonnen "note", hvis det er nødvendigt.
Trin 8
Efter den del af tabellen skal du skrive, at beholdningerne er tilgængelige og godkendt af hovedets protokol, der angiver antallet og datoen for dens kompilering.
Trin 9
Derefter opsummeres det samlede antal, der udtrykkes i antallet af dokumenter, der er klar til destruktion. F.eks. Blev der i perioden 2006-2010 234 genstande ødelagt.
Trin 10
Derefter kontrollerer lederen alle data igen og underskriver dokumentet.
