Mange virksomheds aktiviteter er forbundet med indgåelse af kontrakter om levering af varer, køb af råvarer og komponenter. Hver virksomhed indgår kontrakter med medarbejderne. For at gøre dokumentationen lettere at bruge, er praksis med at vedligeholde en lang række regnskabsjournaler udbredt. I en sådan journal er det praktisk at registrere for eksempel kronologien for flytning af individuelle dokumenter og detaljerne i kontrakter.
Nødvendig
- - en journal over regnskab af kontrakter
- - kontrakter.
Instruktioner
Trin 1
Udvikle en formular til registrering af kontrakter. Det skal afspejle virksomhedens specifikationer og være let at bruge. I en stor virksomhed kan du godkende en sådan form for tidsskriftet ved en særlig ordre og supplere den med anbefalinger til udfyldning af dokumentationen.
Trin 2
Design titelsiden til magasinet. Indtast navnet på dokumentet her. Reflekter virksomhedsnavnet og alle de krævede detaljer. Indtast startdatoen for logning. I en stor virksomhed tilrådes det at føre en separat kontraktjournal for hver strukturel enhed. Nummer siderne i magasinet, hæft det om nødvendigt og anbring organisationens segl.
Trin 3
Opdel journals arbejdssider i flere kolonner, hvis antal bestemmes af dine behov og kontraktens detaljer. Angiv kolonner til dokumentets serienummer, kontraktdatoen og dens udløb. En separat kolonne vil indeholde en kort indikation af kontraktens emne. Medtag i tidsskriftet også de personer, der er ansvarlige for opfyldelsen af de kontraktmæssige forpligtelser.
Trin 4
Hvis du tror, at den elektroniske form for tidsskriftet vil være mere praktisk, skal du udvikle dit eget softwareprodukt til registrering af kontrakter eller bestille dette arbejde fra en specialiseret organisation. I nogle tilfælde kan du bruge Microsoft Excel-regnearkprogrammet til dette formål.
Trin 5
Udpeg en embedsmand, der skal være ansvarlig for at føre journal. Typisk er denne person en medarbejder i virksomhedens personaleafdeling eller en medarbejder i den juridiske afdeling.
Trin 6
Gør det til en regel at føre en oversigt over kontrakter systematisk og afspejle dokumentationen i den kontinuerligt og ikke fra sag til sag. Dette giver ledelsen af virksomheden mulighed for at få et komplet billede af de processer, der finder sted i virksomheden, og vil give mulighed for hurtigt at navigere i den tætte strøm af dokumentation.
