Ofte når du læser aviser og magasiner, kan du finde interessante artikler med lyse overskrifter, der informerer læserne om forskellige begivenheder. De kaldes pressemeddelelser og har deres egne særpræg.
Pressemeddelelse er den mest almindelige form for formidling af PR-information. PR-specialister bruger det til at offentliggøre vigtige og relevante oplysninger om en organisation og begivenheder relateret til den.
Pressemeddelelser er af flere typer. Meddelelsen om pressemeddelelse indeholder oplysninger om en begivenhed, der finder sted i den nærmeste fremtid. Sendt til tiden, det vil sikre, at pressen er til stede ved arrangementet. En pressemeddelelsesnyhed informerer om en begivenhed, der allerede har fundet sted. Korte kommentarer fra interesserede eller involverede personer tilføjes her. Endelig advarer en informativ pressemeddelelse om en igangværende og ufærdig begivenhed. Den indeholder en redegørelse for den aktuelle situation på scenen eller en ny vending i dem, hvilket antyder, at offentligheden allerede er opmærksom på de vigtigste nyheder.
Teksten handler normalt om en udskrevet side og følger en logisk kæde: Hvem? Hvad? Hvornår? Hvor? Hvorfor? Hvordan? Den indledende sætning i materialet skal svare på de første fire spørgsmål. Det anbefales ikke at starte med spørgsmålet "Hvornår?" Præciseringer og tilføjelser til disse svar findes i de følgende sætninger. Andet afsnit kan indeholde oplysninger til besvarelse af spørgsmålene "Hvorfor?" og "Hvordan?", der angiver en forbindelse til tidligere eller fremtidige begivenheder. En vigtig del af pressemeddelelsen er overskriften, som journalisten udarbejder efter tekstens emne. Overskriften skal være lys nok til at interessere alle, der læser den. De fleste store organisationer har specielle former for pressemeddelelse.
Den tekniske side af teksten er lige så vigtig som dens indhold. Virksomhedens logo skal være placeret øverst på siden. Nedenfor er organisationens kontaktoplysninger og adresse. Det anbefales ikke at bruge en skrifttype, der er større end 14 og mindre end 12 punkter.
